Научный журнал

Вестник Алтайской академии экономики и права

Print ISSN 1818-4057

Online ISSN 2226-3977

Перечень ВАК

• Авторы
• Резюме
• Файлы
• Ключевые слова
• Литература

Башкатов В.В. 1 Антоненко С.А. 1 Воротникова А.М. 1

---

1 ФГБОУ ВО «Кубанский государственный аграрный университет имени И.Т. Трубилина»

Обмен первичными учетными документами в настоящий момент осуществляется при помощи систем EDI и ЭДО. На данный момент все больше организаций переходят на данные виды документооборота. В современном мире вопросы безопасности данных играют большую роль в финансово-экономической деятельности экономических субъектов и индивидуальных предпринимателей. Вопросы безопасности данных, передаваемых через EDI, решаются программным обеспечением непосредственно в системах EDI, путем использования криптографических методов. Данная статья посвящена проблеме электронного документооборота. В статье описывается характеристика самого процесса автоматизации, включая определение основных терминов. Описываются форматы, которые использует EDI. Рассматриваются процессы передачи первичных учетных документов в системах ЭДО и EDI. Приводятся преимущества, недостатки данных систем, а также указываются пользователи электронного документооборота.

Статья в формате PDF

605 KB

эдо

формат

автоматизированные процессы

электронный обмен данными

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // «Собрание законодательства РФ». 12.12.2011. № 50. Ст. 7344.

2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448; Собрание законодательства РФ. 2022. № 1 (Часть I). Ст. 10.

3. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 29.09.2022).

4. Электронный документооборот и обеспечение безопасности стандартными средствами WINDOWS: учебное пособие / Л.М. Евдокимова, В.В. Корябкин, А.Н. Пылькин, О.Г. Швечкова. М.: КУРС, 2019. 296 с.

Введение

Развитие вычислительной мощности в компьютерных системах открыло дверь новым технологиям. Эти технологии, к которым относится, например, искусственный интеллект, обладает огромным потенциалом и может использоваться в самых разных областях. Одной из них является бухгалтерский учет. Используются новые технологии и инструменты, чтобы упростить, улучшить и упорядочить ряд действий бухгалтера. Благодаря автоматизации, компьютерные системы способны выполнять определенные процессы без необходимости вмешательства человека, причем действия выполняются быстрее, с большей точностью и меньшими затратами.

Цель исследования – рассмотреть преимущества и недостатки электронного документооборота, процессы, которые возможно автоматизировать, технологии передачи первичных документов в электронном виде.

Материал и методы исследования

Для исследования использовались нормативно-правовые акты в области ведения бухгалтерского учета. Методологической основой исследования явились следующие методы: общенаучные методы, методы сравнения, дедукции, индукции и т.д.

Результаты исследования и их обсуждение

Бухгалтерский учет – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности [1]. В современных тенденциях бухгалтерский учет должен развиваться вместе с деятельностью, которую он фиксирует, следовательно, организации должны идти в ногу со временем и с быстро развивающимися современными технологиями.

Автоматизация некоторых учетных процессов позволяет бухгалтеру сконцентрироваться на более важных задачах, чем, например, на механическом вводе первичных учетных документов от поставщика, а кроме того снижает количество ошибок (рисунок 1).

Таким образом, у бухгалтеров появилась возможность сокращения времени на обработку документации и его увеличение для анализа данных, которые были сформированы с помощью автоматизированных программ, а также открывается перспектива видения данных под другим углом (открытие новых фактов, потенциальных угроз или возможностей).

Глобальная пандемия COVID-19 во многом показала насколько важно быть гибким и ориентированным на инновации. Бухгалтерия развивается, активно внедряется искусственный интеллект. Игнорирование этой тенденции может привести к серьезному конкурентному недостатку.

Электронный обмен данными или EDI, это электронный обмен не юридически значимыми электронными документами – взаимодействие между Поставщиком и Покупателем в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата. Позволяет контролировать процесс документооборота и статусы документов на каждом этапе цепочки поставок заказ-фактическая отгрузка товара от Поставщика-фактическая приёмка товара у Покупателя. Фиксировать дату и время получения документов. Эта технология находит применение, например, при доставке различных деловых или логистических документов, он также широко используется в бухгалтерии при отправке счетов-фактур, накладных или банковских выписок. Документы отправляются в электронном виде по защищенным каналам связи в структурированных форматах, в том числе, одноименный формат EDI или XML. При внедрении EDI обе стороны должны договориться о способе передачи данных, при этом согласие обеих сторон в отношении формата является обязательным.

Рис. 1. Автоматизация учетных процессов

Технология EDI поднимает электронную коммуникацию на уровень выше, чем предыдущие методы, такие как отправка PDF-файлов по электронной почте. Форматы, которые он использует, корпоративные информационные системы (ERP) могут загружать автоматически - без необходимости ручного ввода.

Становится возможным быстрый, точный и дешевый электронный обмен данными с деловыми партнерами и задокументированные и подгруженные в информационную систему организации данные в короткие сроки.

Еще одно преимущество заключается в надежном архивировании документов и создании окончательного реестра (журнала).

Благодаря электронному обмену данными возможна работа только с цифровыми документами, причем без необходимости вручную переписывать их в информационной системе. Расходы при электронном обмене ниже, чем расходы при бумажном.

В дополнение к упомянутым форматам, которые использует EDI, существуют также и отраслевые форматы. Например, EANCOM 97, EANCOM 2002 и GS1 XML – для розничной торговли, SWIFT – для банковской сферы, HL7 – для здравоохранения, EDIFICE – для электроники, ODETTE – для автомобильной промышленности. Однако эти форматы несовместимы друг с другом. Создан единственный международный формат электронной передачи данных – UN/EDIFACT (Объединенный национальный/электронный обмен данными для администрации торговли и транспорта) [2].

При коммуникации с помощью EDI компания создает письмо в заранее согласованном формате и по определённому стандарту. Таким стандартом может выступать XML формат.

XML формат позволяет структурировать данные, чтобы сделать их читабельными. Он является открытым форматом, не связан с какой-либо конкретной областью, и его использование является независимым и возможным для любых целей. При сравнении HTML и XML можно увидеть разницу между двумя этими форматами. HTML определяет внешний вид и форматирование данных (абзацы, заголовки), в XML определяют их структуру и значение. Государственные организации, организации с крупными оборотами и заказами в настоящее время зачастую используют XML формат для передачи данных в электронном виде.

На рисунке 2 показан пример XML-кода для заказа, который может быть также использован в EDI-коммуникации. Значения в круглых скобках четко определяют значение данных – например номер заказа, имя клиента, название продукта, количество, цена и многое другое. Отмеченный текст можно искать в файле независимо от того, где он находится.

Еще одно преимущество формата XML заключается в том, что он не зависит от какой-либо конкретной платформы. То есть любая программа, которая может использовать XML, может читать и обрабатывать XML-файлы, созданные из любого устройства или операционной системы. Благодаря этому данный формат стал очень популярным на обмен данными между различными базами данных. XML может быть обработан многими инструментами и языками программированиями. Кроме того, многие приложения MS Office могут работать с XML и могут таким образом преобразовывать данные и просто загружать базу данных в Еxcel [3].

Примером XML-кода для заказа может быть:

<?xml version=”1.0”?>

<PurchaseOrder PurchaseOrderNumber=”99503” OrderDate=”1999-10-20”>

<Address Type=”Shipping”>

<Name>Ellen Adams </Name>

<Street>123 Maple Street</Street>

<City>Mill Valley</City>

<State>CA</State>

<Zip>10999</Zip>

<Country>USA</Country>

</Address>

<Address Type=”Billing”>

<Name>Tai Yee</Name>

<Street>8 Oak Avenue</Street>

<City>Old Town</City>

<State>PA</State>

<Zip>95819</Zip>

<Country>USA</Country>

</Address>

<DeliveryNotes>Please leave packages in shed by driveway. </DeliveryNotes>

<Items>

<Item PartNumber=”872 – AA”>

<ProductName>Lawnmower</ProductName>

<Quantity>1</Quantity>

<USPrice>148.95</USPrice>

<Comment>Confirm this is electric</Comment>

</Item>

<Item PartNumber=”926-AA”>

<ProductName>Baby Monitor</ProductName>

<Quantity>2</Quantity>

<USPrice>39.98</USPrice>

<ShipDate>1999-05-21</ShipDate>

</Item>

</Items>

<PurchaseOrder>

Подробнее рассмотрим преимущества и недостатки EDI и ЭДО в таблице.

Основные сведения EDI и ЭДО

Большинство информационных систем позволяют использовать XML в качестве выходного формата электронного документа. Такой документ может быть преобразован в стандартный и отправлен деловому партнеру. Информационная система такой документ способна автоматически обрабатывать его и публиковать.

Таким примером может служить выставленный счет на оплату между организациями. Рассмотрим его:

<?xml version=»1.0» encoding=»windows-1251»?>

<КоммерческаяИнформация xmlns=»urn:1C.ru:commerceml_2» xmlns:xs=»http://www.w3.org/2001/XMLSchema» xmlns:xsi=»http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance»xsi:type=»КоммерческаяИнформация» ВерсияСхемы=»2.08» ДатаФормирования=»2022-08-09T09:58:29»>

<Документ>

<Ид>ec0c23ca-0f2b-10ed-94e4-1819bfb146f4</Ид>

<Номер>11699</Номер>

<Дата>2022-08-10</Дата>

<ХозОперация>Счет на оплату</ХозОперация>

<Роль>Продавец</Роль>

<Валюта>643</Валюта>

<Курс>1</Курс>

<Сумма>1000</Сумма>

<Контрагенты>

<Контрагент>

<ОфициальноеНаименование>Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)</ОфициальноеНаименование>

<ИНН>2308084768</ИНН>

<КПП>231101009</КПП>

<Ид>2308070573_2311011111</Ид>

<Адрес>

<Представление>350051, Краснодарский край, г Краснодар, ул.Ярославская 126

</Представление>

</Адрес>

<Контакты>

<Контакт>

<Тип>Телефон рабочий</Тип>

<Значение>88612773455</Значение>

</Контакт>

</Контакты>

<Руководитель>

<Фамилия>Иванов</Фамилия>

<Имя>Иван</Имя>

<Отчество>Иванович</Отчество>

<Должность>Директор</Должность>

</Руководитель>

<РасчетныеСчета>

<РасчетныйСчет>

<НомерСчета>40702810100000126350</НомерСчета>

<Банк>

<Наименование> ФИЛИАЛ ПАО «Банк Уралсиб </Наименование> <БИК>044525787</БИК>

</Банк>

</РасчетныйСчет>

</РасчетныеСчета>

<Роль>Продавец</Роль>

<РасчетныйСчет>

<НомерСчета>40702810626020004049</НомерСчета>

<Банк>

<Наименование>ФИЛИАЛ ПАО «Банк Уралсиб»</Наименование>

<БИК>046015207</БИК>

<СчетКорреспондентский>3010181050000000011</СчетКорреспондентский>

</Банк>

<БанкКорреспондент/>

</РасчетныйСчет>

</Контрагент>

<Контрагент>

<ОфициальноеНаименование>ООО «Бабочка»</ОфициальноеНаименование>

<ИНН>7703758464</ИНН>

<КПП>770301001</КПП>

<Ид>2311322780_2311056701</Ид>

<Адрес>

<Представление>123242, г Москва,ул Зоологическая, 10</Представление>

</Адрес>

<Контакты>

<Контакт>

<Тип>Телефон рабочий</Тип>

<Значение>8-928-660-36-44</Значение>

</Контакт>

</Контакты>

<Роль>Покупатель</Роль>

</Контрагент>

</Контрагенты>

<Налоги>

<Налог>

<Наименование>НДС</Наименование>

<УчтеноВСумме>true</УчтеноВСумме>

<Сумма>0</Сумма>

</Налог>

</Налоги>

<Товары>

<Товар>

<Наименование>Предоставление доступа в интернет за сентябрь 2022г.

</Наименование>

<БазоваяЕдиница Код=»796»

НаименованиеПолное=»шт»

МеждународноеСокращение=»-»

НаименованиеКраткое=»шт»/>

<Описание>Предоставление доступа в интернет за сентябрь 2022г.</Описание>

<ЦенаЗаЕдиницу>1000</ЦенаЗаЕдиницу>

<Количество>1</Количество>

<Сумма>1000</Сумма>

<Налоги>

<Налог>

<Наименование>НДС</Наименование>

<УчтеноВСумме>true</УчтеноВСумме>

<Сумма>0</Сумма>

<Ставка>без НДС</Ставка>

</Налог>

</Налоги>

</Товар>

</Товары>

<Подписанты>

<Подписант>

<Фамилия>Иванов</Фамилия>

<Имя>Иван</Имя>

<Отчество>Иванович</Отчество>

<Должность>ДИРЕКТОР</Должность>

</Подписант>

</Подписанты>

</Документ>

</КоммерческаяИнформация>

По данным видно, что ООО «Бабочка» решила приобрести у ООО «Ромашка» услугу в виде доступа в интернет за сентябрь 2022 г. В свою очередь, ООО «Ромашка» выставляет счет на оплату с указанием всех реквизитов, необходимых для оплаты, прописывает наименование услуги, количество, сумму. Файл сформирован в XML-формате, направлен в систему электронного документооборота и это означает возможность оплаты.

Электронный обмен данными – обмен коммерческой информацией посредством передачи по электронным каналам связи данных в стандартизированном формате юридически значимых документов УПД, УКД [4].

Так, на примере рисунка 2, можно в этом убедиться.

Рис. 2. Пример УПД

Рис. 3. Сравнение бумажного и электронного документооборотов

Так, в рисунке 2, показано, что ООО «Бабочка» приобрела у ООО «Ромашка» межзубные ершики и зубную нить. Количество, сумму, ставку НДС, сумму налога можно увидеть в универсальном передаточном документе, который является доказательством поставки товара.

Максимальная эффективность от внедрения EDI и ЭДО может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы с технологией электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему. Таким образом, хочется обратить особое внимание на преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным (рисунок 3).

Заключение

Таким образом, электронный документооборот обеспечивает своевременную передачу первичной документации, закрытие налоговых периодов, формирование электронного архива, повышает надежность хранения документации.

Библиографическая ссылка