Введение
Развитие вычислительной мощности в компьютерных системах открыло дверь новым технологиям. Эти технологии, к которым относится, например, искусственный интеллект, обладает огромным потенциалом и может использоваться в самых разных областях. Одной из них является бухгалтерский учет. Используются новые технологии и инструменты, чтобы упростить, улучшить и упорядочить ряд действий бухгалтера. Благодаря автоматизации, компьютерные системы способны выполнять определенные процессы без необходимости вмешательства человека, причем действия выполняются быстрее, с большей точностью и меньшими затратами.
Цель исследования – рассмотреть преимущества и недостатки электронного документооборота, процессы, которые возможно автоматизировать, технологии передачи первичных документов в электронном виде.
Материал и методы исследования
Для исследования использовались нормативно-правовые акты в области ведения бухгалтерского учета. Методологической основой исследования явились следующие методы: общенаучные методы, методы сравнения, дедукции, индукции и т.д.
Результаты исследования и их обсуждение
Бухгалтерский учет – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности [1]. В современных тенденциях бухгалтерский учет должен развиваться вместе с деятельностью, которую он фиксирует, следовательно, организации должны идти в ногу со временем и с быстро развивающимися современными технологиями.
Автоматизация некоторых учетных процессов позволяет бухгалтеру сконцентрироваться на более важных задачах, чем, например, на механическом вводе первичных учетных документов от поставщика, а кроме того снижает количество ошибок (рисунок 1).
Таким образом, у бухгалтеров появилась возможность сокращения времени на обработку документации и его увеличение для анализа данных, которые были сформированы с помощью автоматизированных программ, а также открывается перспектива видения данных под другим углом (открытие новых фактов, потенциальных угроз или возможностей).
Глобальная пандемия COVID-19 во многом показала насколько важно быть гибким и ориентированным на инновации. Бухгалтерия развивается, активно внедряется искусственный интеллект. Игнорирование этой тенденции может привести к серьезному конкурентному недостатку.
Электронный обмен данными или EDI, это электронный обмен не юридически значимыми электронными документами – взаимодействие между Поставщиком и Покупателем в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата. Позволяет контролировать процесс документооборота и статусы документов на каждом этапе цепочки поставок заказ-фактическая отгрузка товара от Поставщика-фактическая приёмка товара у Покупателя. Фиксировать дату и время получения документов. Эта технология находит применение, например, при доставке различных деловых или логистических документов, он также широко используется в бухгалтерии при отправке счетов-фактур, накладных или банковских выписок. Документы отправляются в электронном виде по защищенным каналам связи в структурированных форматах, в том числе, одноименный формат EDI или XML. При внедрении EDI обе стороны должны договориться о способе передачи данных, при этом согласие обеих сторон в отношении формата является обязательным.
Рис. 1. Автоматизация учетных процессов
Технология EDI поднимает электронную коммуникацию на уровень выше, чем предыдущие методы, такие как отправка PDF-файлов по электронной почте. Форматы, которые он использует, корпоративные информационные системы (ERP) могут загружать автоматически - без необходимости ручного ввода.
Становится возможным быстрый, точный и дешевый электронный обмен данными с деловыми партнерами и задокументированные и подгруженные в информационную систему организации данные в короткие сроки.
Еще одно преимущество заключается в надежном архивировании документов и создании окончательного реестра (журнала).
Благодаря электронному обмену данными возможна работа только с цифровыми документами, причем без необходимости вручную переписывать их в информационной системе. Расходы при электронном обмене ниже, чем расходы при бумажном.
В дополнение к упомянутым форматам, которые использует EDI, существуют также и отраслевые форматы. Например, EANCOM 97, EANCOM 2002 и GS1 XML – для розничной торговли, SWIFT – для банковской сферы, HL7 – для здравоохранения, EDIFICE – для электроники, ODETTE – для автомобильной промышленности. Однако эти форматы несовместимы друг с другом. Создан единственный международный формат электронной передачи данных – UN/EDIFACT (Объединенный национальный/электронный обмен данными для администрации торговли и транспорта) [2].
При коммуникации с помощью EDI компания создает письмо в заранее согласованном формате и по определённому стандарту. Таким стандартом может выступать XML формат.
XML формат позволяет структурировать данные, чтобы сделать их читабельными. Он является открытым форматом, не связан с какой-либо конкретной областью, и его использование является независимым и возможным для любых целей. При сравнении HTML и XML можно увидеть разницу между двумя этими форматами. HTML определяет внешний вид и форматирование данных (абзацы, заголовки), в XML определяют их структуру и значение. Государственные организации, организации с крупными оборотами и заказами в настоящее время зачастую используют XML формат для передачи данных в электронном виде.
На рисунке 2 показан пример XML-кода для заказа, который может быть также использован в EDI-коммуникации. Значения в круглых скобках четко определяют значение данных – например номер заказа, имя клиента, название продукта, количество, цена и многое другое. Отмеченный текст можно искать в файле независимо от того, где он находится.
Еще одно преимущество формата XML заключается в том, что он не зависит от какой-либо конкретной платформы. То есть любая программа, которая может использовать XML, может читать и обрабатывать XML-файлы, созданные из любого устройства или операционной системы. Благодаря этому данный формат стал очень популярным на обмен данными между различными базами данных. XML может быть обработан многими инструментами и языками программированиями. Кроме того, многие приложения MS Office могут работать с XML и могут таким образом преобразовывать данные и просто загружать базу данных в Еxcel [3].
Примером XML-кода для заказа может быть:
<?xml version=”1.0”?>
<PurchaseOrder PurchaseOrderNumber=”99503” OrderDate=”1999-10-20”>
<Address Type=”Shipping”>
<Name>Ellen Adams </Name>
<Street>123 Maple Street</Street>
<City>Mill Valley</City>
<State>CA</State>
<Zip>10999</Zip>
<Country>USA</Country>
</Address>
<Address Type=”Billing”>
<Name>Tai Yee</Name>
<Street>8 Oak Avenue</Street>
<City>Old Town</City>
<State>PA</State>
<Zip>95819</Zip>
<Country>USA</Country>
</Address>
<DeliveryNotes>Please leave packages in shed by driveway. </DeliveryNotes>
<Items>
<Item PartNumber=”872 – AA”>
<ProductName>Lawnmower</ProductName>
<Quantity>1</Quantity>
<USPrice>148.95</USPrice>
<Comment>Confirm this is electric</Comment>
</Item>
<Item PartNumber=”926-AA”>
<ProductName>Baby Monitor</ProductName>
<Quantity>2</Quantity>
<USPrice>39.98</USPrice>
<ShipDate>1999-05-21</ShipDate>
</Item>
</Items>
<PurchaseOrder>
Подробнее рассмотрим преимущества и недостатки EDI и ЭДО в таблице.
Основные сведения EDI и ЭДО
|
ЭДО+ EDI |
ЭДО |
|
|
Описание процесса |
1. Покупатель создаёт и отправляет заказ - ORDERS (заказ от Покупателя к Поставщику с указанием перечня товаров и ожидаемой даты поставки) 2. Поставщик отправляет информацию о заказе Покупателю - ORDRSP. Документ направляется Покупателю в течение двух часов с момента получения заказа. 3. В день отгрузки товара Поставщик отправляет сообщение о фактическом количестве отгруженного товара Покупателю - DESADV 4. Поставщик формирует в своей учётной системе УПД 5. По итогам приёма товара, Покупатель отправляет поставщику информацию о фактически принятом товаре - RECADV. 6. Поставщик может выслать УПД на основании данных RECADV. Поставщик высылает в электронном виде УПД/УКД 7. Покупатель подписывает в электронном виде документ УПД/УКД 8. Покупатель при разногласиях между УПД и фактически принятым товаром формирует запрос на корректировку УПД Поставщику 9. Поставщик отправляет в электронном виде УКД, до тех пор, пока не будут устранены разногласия |
1. Поставщик получает заказ 2. На основании заказа собирает товар и отгружает 3. Поставщик формирует и высылает УПД минимум за час до фактического начала приёма товара 4. В день приёма товара, Покупатель формирует запрос на корректировку (при разногласиях) 5. При отсутствии разногласий Покупатель подписывает УПД 6. На основании запроса о корректировке (при разногласиях) Поставщик отправляет в электронном виде УКД, до тех пор, пока не будут устранены разногласия |
|
Преимущества |
1. Поставщик может откорректировать сформированный в своей учётной системе УПД (после получения файла о фактически принятом товаре RECADV), выслать на подписание УПД без разногласий 2. Поставщик может на один заказ сформировать более чем одну УПД, предварительно выслав на один заказ необходимое количество DESADV, с указанием номера УПД 3. Работа с EDI и ЭДО не требует дополнительного обучения сотрудников; 4. Контроль документооборота на всей цепочке «заказ-поставка» в существующей учётной системе; 5. Практически полное исключение ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка» позволяет исключить/уменьшить количество ошибок в документообороте; 6. Сокращение времени на обработку документов на 80% на всей цепочке процесса. |
1. Отсутствие необходимости в формировании дополнительных файлов в системе EDI 2. Возможна работа через WEB-доступ Провайдера, при отсутствии своей системы учёта 3. Быстрое подключение к системе ЭДО |
|
Недостатки |
Длительный процесс настройки и необходимость интеграции учётной системы |
1. Обязательное требование – это наличие документа УПД, в момент приёма товара. Без электронной УПД загруженной в учётную систему Покупателя до начала приёма товара- приём товара не возможен 2. Обязательное требование на один заказ Покупателя, Поставщик должен сформировать только один УПД 3. Необходимость дополнительно работать в ЛКП, с сервисом Реестр Документов Риск ошибок при ручном введении данных |
|
Кому походит данная схема |
Поставщикам с частотой доставки более чем 1 раз в неделю, поставщикам с большим объёмом документов |
Поставщикам с небольшим объёмом поставок; сезонным поставщикам, поставщикам с разовыми или эпизодичными отгрузками. |
Большинство информационных систем позволяют использовать XML в качестве выходного формата электронного документа. Такой документ может быть преобразован в стандартный и отправлен деловому партнеру. Информационная система такой документ способна автоматически обрабатывать его и публиковать.
Таким примером может служить выставленный счет на оплату между организациями. Рассмотрим его:
<?xml version=»1.0» encoding=»windows-1251»?>
<КоммерческаяИнформация xmlns=»urn:1C.ru:commerceml_2» xmlns:xs=»http://www.w3.org/2001/XMLSchema» xmlns:xsi=»http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance»xsi:type=»КоммерческаяИнформация» ВерсияСхемы=»2.08» ДатаФормирования=»2022-08-09T09:58:29»>
<Документ>
<Ид>ec0c23ca-0f2b-10ed-94e4-1819bfb146f4</Ид>
<Номер>11699</Номер>
<Дата>2022-08-10</Дата>
<ХозОперация>Счет на оплату</ХозОперация>
<Роль>Продавец</Роль>
<Валюта>643</Валюта>
<Курс>1</Курс>
<Сумма>1000</Сумма>
<Контрагенты>
<Контрагент>
<ОфициальноеНаименование>Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)</ОфициальноеНаименование>
<ИНН>2308084768</ИНН>
<КПП>231101009</КПП>
<Ид>2308070573_2311011111</Ид>
<Адрес>
<Представление>350051, Краснодарский край, г Краснодар, ул.Ярославская 126
</Представление>
</Адрес>
<Контакты>
<Контакт>
<Тип>Телефон рабочий</Тип>
<Значение>88612773455</Значение>
</Контакт>
</Контакты>
<Руководитель>
<Фамилия>Иванов</Фамилия>
<Имя>Иван</Имя>
<Отчество>Иванович</Отчество>
<Должность>Директор</Должность>
</Руководитель>
<РасчетныеСчета>
<РасчетныйСчет>
<НомерСчета>40702810100000126350</НомерСчета>
<Банк>
<Наименование> ФИЛИАЛ ПАО «Банк Уралсиб </Наименование> <БИК>044525787</БИК>
</Банк>
</РасчетныйСчет>
</РасчетныеСчета>
<Роль>Продавец</Роль>
<РасчетныйСчет>
<НомерСчета>40702810626020004049</НомерСчета>
<Банк>
<Наименование>ФИЛИАЛ ПАО «Банк Уралсиб»</Наименование>
<БИК>046015207</БИК>
<СчетКорреспондентский>3010181050000000011</СчетКорреспондентский>
</Банк>
<БанкКорреспондент/>
</РасчетныйСчет>
</Контрагент>
<Контрагент>
<ОфициальноеНаименование>ООО «Бабочка»</ОфициальноеНаименование>
<ИНН>7703758464</ИНН>
<КПП>770301001</КПП>
<Ид>2311322780_2311056701</Ид>
<Адрес>
<Представление>123242, г Москва,ул Зоологическая, 10</Представление>
</Адрес>
<Контакты>
<Контакт>
<Тип>Телефон рабочий</Тип>
<Значение>8-928-660-36-44</Значение>
</Контакт>
</Контакты>
<Роль>Покупатель</Роль>
</Контрагент>
</Контрагенты>
<Налоги>
<Налог>
<Наименование>НДС</Наименование>
<УчтеноВСумме>true</УчтеноВСумме>
<Сумма>0</Сумма>
</Налог>
</Налоги>
<Товары>
<Товар>
<Наименование>Предоставление доступа в интернет за сентябрь 2022г.
</Наименование>
<БазоваяЕдиница Код=»796»
НаименованиеПолное=»шт»
МеждународноеСокращение=»-»
НаименованиеКраткое=»шт»/>
<Описание>Предоставление доступа в интернет за сентябрь 2022г.</Описание>
<ЦенаЗаЕдиницу>1000</ЦенаЗаЕдиницу>
<Количество>1</Количество>
<Сумма>1000</Сумма>
<Налоги>
<Налог>
<Наименование>НДС</Наименование>
<УчтеноВСумме>true</УчтеноВСумме>
<Сумма>0</Сумма>
<Ставка>без НДС</Ставка>
</Налог>
</Налоги>
</Товар>
</Товары>
<Подписанты>
<Подписант>
<Фамилия>Иванов</Фамилия>
<Имя>Иван</Имя>
<Отчество>Иванович</Отчество>
<Должность>ДИРЕКТОР</Должность>
</Подписант>
</Подписанты>
</Документ>
</КоммерческаяИнформация>
По данным видно, что ООО «Бабочка» решила приобрести у ООО «Ромашка» услугу в виде доступа в интернет за сентябрь 2022 г. В свою очередь, ООО «Ромашка» выставляет счет на оплату с указанием всех реквизитов, необходимых для оплаты, прописывает наименование услуги, количество, сумму. Файл сформирован в XML-формате, направлен в систему электронного документооборота и это означает возможность оплаты.
Электронный обмен данными – обмен коммерческой информацией посредством передачи по электронным каналам связи данных в стандартизированном формате юридически значимых документов УПД, УКД [4].
Так, на примере рисунка 2, можно в этом убедиться.
Рис. 2. Пример УПД
Рис. 3. Сравнение бумажного и электронного документооборотов
Так, в рисунке 2, показано, что ООО «Бабочка» приобрела у ООО «Ромашка» межзубные ершики и зубную нить. Количество, сумму, ставку НДС, сумму налога можно увидеть в универсальном передаточном документе, который является доказательством поставки товара.
Максимальная эффективность от внедрения EDI и ЭДО может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы с технологией электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему. Таким образом, хочется обратить особое внимание на преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным (рисунок 3).
Заключение
Таким образом, электронный документооборот обеспечивает своевременную передачу первичной документации, закрытие налоговых периодов, формирование электронного архива, повышает надежность хранения документации.