Научный журнал

Вестник Алтайской академии экономики и права

Print ISSN 1818-4057

Online ISSN 2226-3977

Перечень ВАК

• Авторы
• Резюме
• Файлы
• Ключевые слова
• Литература

Булгаков С.А. 1

---

1 ФГБОУ ВО «Ростовский государственный экономический университет»

Статья посвящена решению проблемы, связанной с разработкой информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода. Данный алгоритм предусматривает 7 основных этапов. На первом этапе осуществляется исследование укрупненных характеристик, принимаемых во внимание при разработке единой цифровой платформы. Второй этап предусматривает обобщение лучшей зарубежной и отечественной практики. На третьем этапе производится исследование текущего состояния цифровизации в конкретном экономическом субъекте. Четвертый этап заключается в формировании Дорожной карты и выработке плана по созданию единой информационной системы. На пятом этапе осуществляется выбор используемых цифровых технологий. Шестой этап предполагает определение укрупненных направлений внутреннего контроля и их последующую конкретизацию. На седьмом этапе разрабатывается схема внутреннего контроля эффективности в отношении бизнес-процесса, что позволит сформировать информацию для принятия эффективных управленческих решений на основе функционирования единой цифровой платформы. Предложенная методика применима к любым бизнес-процессам и реализована в исследовании на примере бизнес-процесса «Закупки». Использование информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» на базе единой платформы и применения цифровых технологий позволит заменить разрозненные точечные решения и обеспечить выстраивание эффективных коммуникаций, повысить эффективность контроля закупочной деятельности и данного бизнес-процесса, в целом.

Статья в формате PDF

324 KB

информационная модель внутреннего контроля

бизнес-процесс «закупки»

цифровые технологии

риск-ориентированный подход

1. Булгаков С.А. Исследование практики формирования контрольной среды системы внутреннего контроля при осуществлении бизнес-процесса «Закупки» // Вестник Евразийской науки. 2021. № 2. [Электронный ресурс]. URL: https://esj.today/PDF/37ECVN221.pdf (дата обращения: 02.06.2021).

2. Kissflow запускает платформу Digital Workplace для российского рынка [Электронный ресурс]. URL: https://tass.ru/press-relizy/8962141 (дата обращения: 02.06.2021).

3. Simpson J. Inefficient Purchase-to-Pay Processes Cost Businesses 6,500 Man-Hours Annually [Electronic resource]. URL: https://www.sourcetoday.com/supply-chain/article/21866901/inefficient-purchasetopay-processes-cost-businesses-6500-manhours-annually (accessed: 09.06.2021).

4. Shuler К. Top 7 Procurement Best Practices You Should Be Following [Electronic resource]. URL: https://quandarycg.com/what-are-procurement-best-practices (accessed: 09.06.2021).

Введение

В условиях цифровизации осуществление внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» предполагает использование цифровой платформы, способствующей повышению эффективности данного бизнес-процесса. В настоящее время коммерческие организации самостоятельно либо на основе решений, предоставляемых компаниями, занятыми разработкой программных средств для управления рабочими и бизнес-процессами, вырабатывают подходы и формируют, исходя из своих информационных потребностей и стратегии собственные цифровые платформы. Проблема в настоящее время заключается в том. что данные платформы существенно различаются, что обусловлено различиями в осуществляемых стратегиях, с одной стороны, и отсутствием надлежащего системного подхода с другой стороны. Внутренний контроль предполагает контроль бизнес-процесса «Закупки» по следующим направлениям: 1) соответствие операций, осуществляемых в рамках действующему законодательству, 2) достоверность отражения в различных видах отчетности, 3) эффективность, что требует системного подхода к построению учетно-аналитической системы в тесной увязке с системой внутреннего контроля на базе риск-ориентированного подхода.

Цель исследования: разработка методики информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода, применимой в коммерческой организации.

Материалы и методы исследования

Информационно-исследовательской базой являются материалы публикаций ведущих ученых и специалистов в данной области знаний, практика создания унифицированных платформ внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки». Разработка методики осуществлялась на основе учетно-аналитической информации ГК «Юг», осуществляющей закупку сельскохозяйственного сырья.

Результаты исследования и их обсуждения

Методика разработки информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода базируется на модели COSO и включает в себя 7 этапов.

На первом этапе необходимо исследовать укрупненные характеристики, принимаемые во внимание при разработке единой цифровой платформы, нацеленной на осуществление внутреннего контроля. К ним следует отнести: 1) степень сложности создания платформы, связанная с многовариантностью (наличие множества решений и технологий); 2) необходимые параметры при создании платформы (варианты развертывания, возможность настройки, стоимость, масштабируемость, ценность для бизнеса); 3) характеристики, ориентированные на эффективность деятельности (оценка потребностей бизнеса, сопоставление их с предлагаемыми функциями, бюджетом на закупки и выбор функций, которые необходимы); 4) базовые функции (единая универсальная платформа, контроль бюджета закупок на основе управления бюджетами, оценка поставщиков, интеграция с учетной системой организации, формирование аналитических отчетов и осуществление аналитических контрольных процедур, использование цифровых технологий и обеспечение настраиваемости платформы).

На данном этапе целесообразно изучить сложившуюся практику и передовой опыт использования цифровых технологий в рамках системы внутреннего контроля и ее основных элементов. В настоящее время в большинстве организаций внутренний контроль бизнес-процесса «Закупки» затруднен по причине осуществления бизнес-процесса вручную на основе использования децентрализованных разрозненных систем (например, СПАРК. АСТРА, «Прозрачный бизнес» и др.), что затрудняет функции контроля документации в целях управления закупками в виду отсутствия единого формата представления информации о закупках и способствует возникновению ситуация, связанных с теневыми закупками. Решение данной проблемы возможно на основе использования единой платформы, содержащей всю необходимую, оперативную информацию о закупках на различных уровнях ее агрегирования, что позволит экономить время на формирование актуальной информации о закупках, повысить эффективность осуществляемых коммуникаций, создать единое информационное пространство, используемое для оперативного выявление расхождений, для контроля и осуществления мониторинга. Наличие портала для поставщиков позволяет им самостоятельно обновлять информацию и каталоги продукции, что улучшает функционирование элемента системы внутреннего контроля «Информация и коммуникация».

Организация бюджетирования и использование приемов контроля бюджетов в целом, и бюджета закупок, способствует мониторингу расходов при осуществлении данного бизнес-процесса, позволяет повысить его эффективность посредством устранения узких мест. Использование риск-ориентированного подхода направлено на использование приемов проактивного контроля на основе бюджетов.

В России оценка поставщиков с помощью цифровых технологий в большей степени направлена на проявление должной осмотрительности, что позволяет исключить риск взаимодействия с неблагонадежным поставщиком и потери от этого. В рамках элемента СВК «Информация и коммуникация» целесообразно формировать базы данных, включающие в себя данные о поставщике, применяемых способах оплаты, каталог покупок, историю заказов. Монетизация данной базы данных связана с оценкой эффективности поставок конкретных поставщиков и организацией мониторинга информации о них. С позиций формирования единого информационного пространства в рамках конкретной организации целесообразно обеспечить полную интеграцию с учетной системой организации в целях устранения дублирования информации и снижения влияния человеческого фактора при формировании информации.

В рамках совершенствования такого элемента системы внутреннего контроля как «Контрольные действия» платформа должна предоставлять возможности осуществления контрольных процедур не только для выявления расхождения с бюджетами, соблюдения контрольных соотношений, выявления расхождений, но и контроль эффективности взаимодействия с поставщиками на основе формирования различных аналитических отчетов, которые могут быть визуализированы в виде схем, диаграмм, графиков. Важно, чтобы используемая платформа была настраиваемой под меняющиеся внешние и внутренние условия (возможность создания аналитических отчетов, изменения ролей пользователей и т.д.).

Внутренний контроль способствует формированию эффективной и надежной цепочки поставок, а сами закупки следует рассматривать как стратегический процесс, поскольку приобретение продукции, работ, услуг по низким ценам могут оказаться эффективными лишь в краткосрочной перспективе. При закупках необходимо контролировать не только цены, но и надежность поставщиков, качество поставляемых продукции, работ, услуг, которые могут повысить стоимость организации в долгосрочной перспективе за счет получения возможности действовать быстрее и превосходить ожидания. Для этого важно выявлять основные перспективные для коммерческой организации направления вложения ресурсов для обеспечения устойчивого роста на основе использования конкуренции между поставщиками, целостного видения и контроля цепочки поставок. Таким образом, бизнес-процесс «Закупки» является стратегическим процессом, способствующим увеличению прибыли в краткосрочном периоде и стоимости организации в долгосрочном периоде. Осуществление стратегических закупок требует глубокого понимания рынка, что дает конкурентное преимущество. По данным исследования Tungsten Network, компании тратят в среднем 6500 часов в год на неэффективные процессы закупок [2], что актуализирует разработку неформальной части СВК, нацеленной на достижение эффективности деятельности. В таблице 1 представлены меры на уровне отдельных элементов системы внутреннего контроля и приоритеты при их реализации.

На втором этапе разработки информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода целесообразно обобщить лучшую зарубежную и отечественную практику использования программного обеспечения для закупок. В таблице 2. представлен сравнительный анализ лучшего программного обеспечения для закупок в 2021 году.

Данные таблицы 2 свидетельствуют о том, что современное программное обеспечение для закупок, использующее цифровые технологии, в частности, возможности облачных технологий и подключения к другим мобильным приложениям, позволяет осуществлять поиск поставщиков, управление закупками и их контроль в режиме онлайн, что существенно сокращает время и затраты.

Таблица 1

Меры на уровне отдельных элементов системы внутреннего контроля и приоритеты при их реализации по бизнес-процессу «Закупки»

Составлено на основе: [3].

Важными при выборе программного обеспечения являются такие его свойства как: возможность интеграции, масштабируемость и доступность для пользователей. На втором этапе целесообразно исследовать и провести сравнительный анализ контрольных процедур, используемых в российских коммерческих организациях, осуществляющих одинаковые виды деятельности, что позволит выявить основные отличия, достоинства и недостатки, используемых процедур.

Наиболее перспективными цифровыми технологиями для целей внутреннего контроля являются аналитика данных, блокчейн, искусственный интеллект, роботизированная автоматизация процессов (RPA). Как показало исследование, практики применения цифровых технологий в настоящее время осуществляются путем цифровизации отдельных элементов и внедрения единой системы сбора цифровых показателей на участках коммерческих организаций. Широкое распространение получил анализ данных и построение моделей функционирования коммерческой организации, и выявление на этой основе особо важных показателей для оцифровки процессов. В коммерческих организациях только начинается процесс внедрения систем автоматизации и поддержки принятия решений с применением ИИ в стандартный процесс работы, что позволит исключить рутинные операции. Цифровые технологии должны быть персонализированы для прогнозирования и выбора оптимальной стратегии развития отдельных участков коммерческой организации.

Таблица 2

Сравнительный анализ лучшего программного обеспечения для закупок в 2021 году

Составлено на основе: [2,3].

При этом цифровые технологии не способны полностью заменить человека, они призваны помогать человеку в выполнении его повседневных обязанностей, повысить качество выполняемых работ, повысить степень автоматизации, а также позволяют сделать ведение бизнеса более динамичным и предсказуемым на основе своевременного выявления рисков и использования внутреннего контроля.

На третьем этапе разработки информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода целесообразно исследовать текущее состояние цифровизации в конкретном экономическом субъекте. Текущее состояние цифровизации было исследовано в отношении ГК «Юг» и характеризуется применением системы УПП (ERP), частичной автоматизацией производственных участков. Нижний уровень в ГК «Юг» занимают системы уровня АСУТП (внутрицеховая автоматизация, уровень автоматизации технологических установок, сбора данных с различного рода датчиков и т.д.), центральный уровень (системы MES, верхний уровень представлен системами класса ERP. OLAP-системы, предназначенными для руководителей самого высокого ранга. Требуется внедрение MES-системы оперативного планирования и закупок сырья, а также внедрение OLAP-системы на заключительном этапе цифровизации.

Система внутреннего контроля ГК «Юг» в настоящее время в большей степени ориентирована на достижение таких целей как соблюдение требований действующего законодательства, обеспечение достоверности отчетности, в то время как не в полной мере в рамках системы внутреннего контроля уделяется внимания достижению основополагающей цели бизнеса, связанной с обеспечением эффективности деятельности. Повышение эффективности цепочки поставок неразрывно связано с совершенствованием системы внутреннего контроля и внедрением лучших мировых практик и стандартов нацеленных на оптимизацию бизнес-процессов. ГК «Юг» имеет эффективные системы планирования и контроля поставок готовой продукции, сертифицированную систему менеджмента по стандартам ISO, собственный транспортный флот, высококвалифицированный персонал, обеспечивает тесное взаимодействие сбытовых подразделений с подразделениями, занятыми в производстве и поставках продукции, а также тесное взаимодействие с клиентами и поставщиками, позволяющую оперативно реагировать на их предложения, запросы и жалобы.

В связи с многообразием направлений и широкой географией деятельности ГК «Юг» особое значение для успеха бизнеса имеет контроль эффективности, своевременности и обеспечения потребности в необходимых ресурсах, в сочетании с оптимальными условиями закупок. Закупочный процесс соответствует требованиям стандартов ISO 9001 и ISO 14001. Контрольная среда системы внутреннего контроля представлена политиками, требованиями Кодекса деловой этики, Политики в области антикоррупционной деятельности и Положения о порядке подготовки и проведения закупок продукции и иными регламентами Компании [1].

Анализ текущего состояния автоматизации бизнес-процесса «Закупки» в ГК «Юг» характеризуется использованием системы электронного документооборота, обеспечивающей подтверждение и контроль каждого шага, фиксируемого с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Выделяемые в ГК «Юг» подпроцессы БП «Закупки», объекты контроля и используемые направления внутреннего контроля представлены в таблице 3.

На четвертом этапе целесообразно сформировать Дорожную карту и выработать план по созданию единой информационной системы. Применительно ГК «Юг» данный план предполагает:

1. Завершение цифровизации на производственных участках;

2. Создание системы планирования и закупок сырья;

3. Создание системы планирования и производства переработанной продукции. Объединение с системой закупок;

4. Создание системы планирования и контроля поставок готовой продукции.

Таблица 3

Подпроцессы БП «Закупки», объекты контроля и используемые направления внутреннего контроля в ГК «Юг Руси»

5. Завершение создания единой информационной системы компании (закупки – производство – поставка продукции);

6. Тестирование работы единой информационной системы и внесение изменений в процессы;

7. Создание подсистемы обеспечения информационной безопасности и т.д.

Единая информационная система ГК «Юг» представляет собой закрытую внутреннюю систему, доступ посторонних к ней строго ограничен.

На данном этапе необходима разработка укрупненной схемы цифровизации бизнес-процесса «Закупки», предполагающая формирование платформы для синхронизации применяемых в организации баз данных. Необходимо детализировать основные этапы по цифровизации бизнес-процесса «Закупки» согласно разработанной дорожной карте. В отношении ГК «Юг» данные этапы включают в себя: 1) создание личного кабинета (далее – ЛК); 2) разработку функционала ЛК и цифровизация системы передачи сканов документов; 3) отображение в ЛК информации по исполнению договора; 4) синхронизация баз данных; 5) интеграция с системами ЭДО; 6) цифровизация отчетов и статистических данных для управленческих целей.

На пятом этапе разработки информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода был осуществлен выбор используемых цифровых технологий. В отношении ГК «Юг» было обосновано, что для подключения к системе других участников к цифровой платформе на заключительном этапе целесообразно создавать систему на базе технологии Blockchain с определением условий ее применения и определением процесса формирования Smart контрактов. При этом единая информационная система ГК «Юг» на базе технологии блокчейн взаимодействует с торговой агро-площадкой РФ, Агро-биржей РФ, Международной трейдерской площадкой, а также международным рынком цифровых ценных бумаг.

Blockchain позволяет объединить на одной цифровой платформе (торговой площадке) производителей, продавцов, поставщиков продукции и потребителей. Цепочка поставок продукции может содержать множество условий (блоков информации) в том числе: зависимость цены от курса валют; срок хранения продукции; доставка продукции покупателю в определенное место; банковская комиссия; описание технологии производства (качество товара).

Аналитика данных позволяет организациям быстро и непрерывно извлекать информацию из огромных баз данных в режиме реального времени, что обеспечивает проактивный подход к управлению рисками. Рост зрелости СВК ведет к использованию прогнозной аналитики, использующей моделирование и симуляцию для выявления рисков до того, как они произойдут. Блокчейн осуществляет операции самопроверки и уменьшает количество случаев мошенничества и ошибок, связанных с влиянием человеческого фактора. RPA исключает возможность влияния человеческого фактора. Использование ИИ и машинного обучения повышает экономию, связанную с закупками, сокращением запасов, продолжительности производственного цикла, усовершенствованием отношений с поставщиками или оптимизацией расходов на доставку на основе транспортных моделей.

На шестом этапе разработки информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода необходимо определить укрупненные направления внутреннего контроля (табл. 4).

На данном этапе целесообразно разработать основные направления внутреннего контроля в рамках используемых в отношении поставщиков договоров, алгоритм подтверждения договора поставщиком, алгоритм создания спецификации, а также схемы автоматизации контроля выбора перечня документов, предоставляемого поставщиком через ЛК и контроля формирования документов для аккредитации в качестве возможного делового партнера через ЛК.

На седьмом этапе необходимо разработать схему внутреннего контроля эффективности сделки, осуществить уточнение и пересмотр в случае необходимости используемых KPI, убедиться в регулярности их измерения в целях отслеживания производительности, экономичности и эффективности подпроцессов БП «Закупки», что позволит определить потенциальные области улучшений. Последовательное измерение KPI позволит выявить узкие места и области изменений в целях повышения эффективности БП «Закупки».

Таблица 4

Укрупненные направления внутреннего контроля в отношении бизнес-процесса «Закупки» в разрезе объектов контроля

Заключение

Таким образом, предложенная методика направлена на создание интегрированной системы внутреннего контроля, предполагающей: 1) наличие информационных каналов, системных интерфейсов, их точность, своевременность и безопасность; 2) точность, своевременность, полноту и безопасность обработки операций в рамках бизнес-процессов, информационных каналов, системных интерфейсов; 3) безопасность информации и контроль конфиденциальности в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренними стандартами; 4) понимание и согласование владельцами бизнес-процессов рисков и средств контроля, связанные с бизнес-процессами организации; 5) наличие планов обеспечения непрерывности деятельности организации в целях обеспечения разумной уверенности в том, что и организация, и бизнес-операции могут восстанавливаться и продолжаться при возникновении системного или бизнес-сбоя.

Методика включает в себя семь основных этапов, предполагающих: 1) исследование укрупненных характеристик, принимаемых во внимание при разработке единой цифровой платформы; 2) обобщение лучшей зарубежной и отечественной практики; 3) исследование текущего состояния цифровизации в конкретном экономическом субъекте; 4) формирование Дорожной карты и выработка план по созданию единой информационной системы; 5) выбор используемых цифровых технологий; 6) определение укрупненных направлений внутреннего контроля и их последующая конкретизация; 7) разработку схемы внутреннего контроля эффективности в отношении бизнес-процесса, что позволит сформировать информацию для принятия эффективных управленческих решений на основе функционирования единой цифровой платформы. Предложенная методика может быть использована применительно к любым бизнес-процессам и реализована в исследовании на примере бизнес-процесса «Закупки». Методика информационной модели внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» с использованием цифровых технологий на базе риск-ориентированного подхода способствует лучшему пониманию рисков, высвобождению ресурсов и снижению затрат и позволяет создать единую цифровую платформу, нацеленную на формирование информации для принятия эффективных управленческих решений.

Библиографическая ссылка