Введение
Сегодня, с непрерывной эволюцией и ростом компьютерных технологий и совершенствованием сети, комплексное управление переживает новую революцию. Цифровая трансформация человеческой деятельности и информатизация управления повышают эффективность менеджмента и приносят значительную экономическую выгоду. В то же время большое количество электронных документов стало вытеснять традиционные бумажные документы, и это изменение затрагивает всю систему работы.
Во многих странах признается очевидной заинтересованность в повышении роли цифровых технологий в образовании, что в конечном итоге приводит к созданию более информативных и оперативных систем.
Исследования автоматизации рабочего процесса показывают, что примерно 63 % передовых университетов мира используют ее инструменты. Большинство из них применяют информационные технологии для управления своими процессами и анализа данных для принятия решений. Около 88 % этих учреждений стремятся повысить эффективность за счет программных продуктов [10]. Эта потребность в улучшенных услугах связана с текущими потребностями студентов, преподавателей, административных работников и выпускников.
Вопросы, касающиеся информатизации управления вузом, широко освещались в современных научных кругах. Существенная часть исследований в этой области посвящена цифровой трансформации образования, в частности анализу и разработке дистанционных технологий обучения. Так, О.А. Козлов и Ю.Ф. Михайлов делали акцент на то, что «методическое обеспечение – это процесс, направленный на создание методического обеспечения дистанционного образования, на обобщение положительного педагогического опыта» [3]. Н.В. Ломоносова и О.П. Осипова рассматривали комплексную модель взаимодействия субъектов в цифровом пространстве вуза [5]. Е.А. Ильина в своих исследованиях касалась узкого круга вопросов цифровизации управления персоналом образовательной организации; акцентов в сторону автоматизации методической работы сделано не было [2]. А.И. Лёвина разработала концептуальную модель учебно-методической деятельности структурного подразделения вуза, однако результаты практического внедрения представленной модели не были достаточно освещены [4]. И.Д. Рудинский и Н.С. Пугачева анализировали вопросы автоматизации процесса разработки учебно-методической документации, однако исследования ограничились определением критериев, которым должно отвечать инструментальное средство для автоматизированного формирования учебно-методической документации [8]. Т.М. Беднякова, А.А. Миловидова и Е.А. Русакова в своих исследованиях рассматривали автоматизацию процесса подготовки комплекта рабочих программ дисциплин. Исследователи определили требования к системе автоматизации и разработали архитектуру такого информационного решения [1]. В.В. Сиваков, А.А. Соломников, И.Ю. Адамович и С.П. Строев предложили структуру автоматизированной системы, позволяющей вузу создать требуемый комплект учебно-методической документации. Однако учеными сформулирована некая обобщенная абстрактная модель взаимодействия, не адаптированная к конкретному программному продукту, не учитывающая наличие и специфику уже используемых вузом решений, не проработаны аспекты интеграции предложенной модели в комплексную информационную среду конкретного университета [9]. Несмотря на то, что указанные работы внесли существенный вклад в развитие научных знаний в области автоматизации управления вузом, они не смогли однозначно ответить на все поставленные вопросы и решить существующие проблемы. Возрастающий интерес ученых и практиков к проблемам цифровой трансформации управления образовательным заведением, недостаточная разработанность вопросов автоматизации методической деятельности подчеркивают необходимость дальнейших исследований в указанной области.
Цель исследования. Целью исследования является анализ и обоснование возможного варианта автоматизации учебно-методической деятельности с помощью программного комплекса «Планы», который применяется большинством вузов в РФ при формировании рабочих учебных планов (РУП).
Материал и методы исследования
В проведенном исследовании использовались диалектический метод анализа учебно-методических процессов учреждения высшего образования и системный подход изучения автоматизации этих процессов. Для достижения цели применялись такие общие и специальные методы познания, как гипотетико-дедуктивный метод, метод анализа систем знаний, формализации, индукции и обобщения.
Результаты исследования и их обсуждение
Следует обратить внимание на нестабильность функционирования ФГОС, их частой корректировке, введения в виде обязательных отдельных курсов или полной замене со стороны Минобрнауки РФ. Так в 2021 году набор осуществлялся по новым ФГОС3++, которые, как ожидается, претерпят значительные изменения (появление ФГОС4) для 2025 года набора. Более того абитуриенты и вузы сталкиваются с формированием новой национальной системы высшего образования, которая повлечет за собой обновление всех образовательных программ.
В соответствии с п. 5 Постановления правительства РФ от 18.09.2020 г. № 1490 «О лицензировании образовательной деятельности» одним из основных лицензионных требований является наличие разработанных и утвержденных организацией, осуществляющей образовательную деятельность, образовательных программ [7]. Причем в соответствии с частью 2 ст. 29 ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» образовательные организации обязаны обеспечивать полную открытость и доступность информации о реализуемых образовательных программах. В п. 3.5 Методических рекомендаций представления информации об образовательной организации высшего образования в открытых источниках с учетом соблюдения требований законодательства в сфере образования регулируются особенности проставления ссылок на проверяемую информацию в виде электронных документов, подписанных электронной подписью [6].
Практика показывает, что учебно-методическая работа (УМР) в вузах может быть организована одним из двух подходов: централизованно или децентрализовано. Особенно сложная ситуация при централизованном подходе, который предполагает функционирование в организационной структуре отдельного подразделения, в котором из года в год аккумулируются все учебно-методические материалы (УММ) кафедр. Во многих вузах данный функционал выполняют непосредственно сами кафедры. В других напротив – работа методического отдела направлена на обеспечение качества образовательной деятельности на основе эффективного методического сопровождения реализации образовательных программ ВО и СПО. Централизация функционала по УМР в одном подразделений оправдывает себя, т. к. позволяет из одного центра руководить:
1) формированием единой стратегии методического сопровождения реализации образовательных ВО и СПО вуза;
2) организацией методического сопровождения реализации образовательных программ ВО и СПО;
3) анализом состояния и результатов методической работы в вузе, определением направлений ее совершенствования и развития.
Очевидно, что на централизованное структурное подразделение вуза возлагается достаточно значительный функционал и количественные объемы обработки УММ. В такой ситуации крайне сложно обойтись без дополнительной автоматизации этих процессов. Поэтому необходимо принятие обоснованного решения о приобретении программных продуктов для разработки УММ с целью уменьшения ошибок при их формировании.
В приведенном выше перечне компонентов образовательной программы наиболее многочисленными являются рабочие программы дисциплин, оценочные и методические материалы. Так, например, при сложившейся практике в большинстве вузов, которая включает в себя разработку отдельных файлов рабочей программы дисциплины, фондов оценочных средств дисциплины и соответствующих методических указаний к выполнению контрольной работы у заочной формы обучения (при наличии такой формы обучения) и методических указаний к курсовой работе (проекту), если она предусмотрена учебным планом, а также при одновременном реализации, в среднем порядка 126 образовательных программ (образовательные программы, которые реализуются по ФГОС3+ и по ФГОС3++), формируется значительное количество файлов. По каждой из позиций программы в методический отдел от кафедр, которые закреплены за этими позициями, поступает минимум два файла – рабочая программа (далее РП) и фонд оценочных средств (далее ФОС), а максимум – четыре – РП, ФОС, методические указания к контрольной работе и к курсовой работе, которые требуют проведения экспертизы и обработки. Если в среднем, при грубом подсчете, принять, что по каждой позиции в методический отдел поступает 2,5 файла, то итого для одного года набора должна быть проведена экспертиза и подготовлено для размещения на официальном сайте в среднем порядка 19675 файлов.
Отсутствие автоматизации процессов УМР приводит к появлению распространенных и однотипных ошибок, которые очень важно избежать в такой работе. К таким ошибкам можно отнести: неверное указание в РП количества (суммы) часов по дисциплине в целом или по отдельным видам учебной работы; ошибочное наименование и/или распределение компетенций и индикаторов их достижения; указание неполного перечня предшествующих и последующих дисциплин; отсутствие отдельных форм текущего и итогового контроля, которые соответствуют РУП; неактуальность учебной литературы ЭБС вуза и пр.
Сегодня на российском рынке существуют следующие программные продукты, позволяющие решить задачу автоматизации УМР вуза:
1) ТАНДЕМ.Университет с модулем «Образовательные программы». Недостатком программного продукта можно назвать отсутствие интеграции со сторонними программными продуктами, высокая стоимость доработки модулей под индивидуальные требования конкретного вуза.
2) 1С: Университет. В качестве недостатков следует отметить высокий порог входа для пользователей – объективно необходимо последовательное обучение персонала вуза работе с программным комплексом.
3) «РПД» лаборатории ММИС. К недостаткам можно отнести весьма упрощенный и унифицированный шаблон рабочей программы. Со стороны разработчика программного продукта наблюдается недостаток человеческого ресурса для индивидуальных доработок системы.
4) Moodle. Стартовый набор функций весьма ограничен. Чтобы его расширить, придется искать, устанавливать и настраивать плагины, либо обращаться к сторонним разработчикам для написания индивидуальных плагинов. Система более ориентирована на информационную поддержку обучения, методической работе уделено меньше внимания, чем у других программных продуктов.
В результате анализа возможных вариантов использования программного обеспечения интересным решением, на котором в т. ч. останавливаются вузы, является программа «Рабочие программы дисциплин» (далее ПО «РПД»), которая предназначена для подготовки одноименных документов на основе рабочих учебных планов (РУП). Эти документы хранятся в базе данных и могут быть выведены в электронные или печатные формы с целью размещения информации на официальном сайте, для предоставления студентам, экспертам в области содержания образования при осуществлении процедур самоанализа или аккредитации и другим стейкхолдерам.
Решение в пользу ПО «РПД» может быть принято на основании следующих критериев: 1) проверенная временем практика использования данной программы учебными подразделениями вуза для формирования РУП образовательных программ; 2) наличие мониторинга изменений в законодательно-нормативной базе высшего образования и систематическое обновление разработчиками программного продукта; 3) низкие затраты при внедрении, т. к. сама программа является бесплатным компонентом программного комплекса «ПЛАНЫ» и, как правило, требует доработки только печатной версии шаблонов РП и ФОС, которые приняты в отдельном вузе.
При внедрении ПО «РПД» можно сформировать следующие основные документы, которые призваны облегчить работу НПР и сотрудников методического отдела при использовании нового программного продукта: детальная пошаговая инструкция для пользователей (НПР); скринкасты для НПР; краткий чек-лист самопроверки НПР; инструкция по технологии проверки готовых УММ (для сотрудников методического отдела).
Помимо перечисленных документов необходимо проводить в компьютерных классах обучение НПР и ответственных за УМР кафедр по использованию программного продукта.
Предлагаемая последовательность этапов разработки, экспертизы и формирования УММ от отдельного НПР до появления готовых документов, с учетом централизации этой деятельности в вузе, отображена авторами на рисунке.
Исходя из рисунка можно выделить четыре субъекта, которые участвуют в процессе автоматизированного формирования УММ в вузе: НПР, ответственный за УМР на кафедре, методический отдел и библиотека. Функционал библиотеки сводится к проверке и актуализации основной и дополнительной литературы. В целом помимо автоматизированной проверки самой программой, отдельная РП проходит также проверку ответственного за УМР на кафедре, методического отдела и университетской библиотеки, что позволяет значительно сократить вероятность возникновения ошибок.
Процесс разработки и согласования УММ в вузе
Выводы (заключение)
Автоматизация УМР в вузе позволяет:
1) снизить количество ошибок, допускаемых в УММ;
2) повысить скорость и качество учебно-методической работы;
3) сэкономить на приобретении дорогостоящих программных продуктов, которые было бы весьма сложно интегрировать в программный комплекс «ПЛАНЫ».
Организация методической работы в эпоху электронных документов уже не является громоздким сбором, идентификацией, проверкой, корректировкой, обеспечением безопасности, централизованным контролем и предоставлением документов. При автоматизации вполне возможно реализовать управление методической работой, таким образом, что функция методического отдела изменится с базы на центр управления информацией, а статус персонала отдела также изменится на роль «ревизоров», выполняющих обязанности по надзору, проверке и контролю, уделяя внимание взаимосвязи методической информации и целостности электронных документов. Основными аргументами в пользу таких технологий в работе методического отдела являются необходимость качественного сдвига в корректности и адекватности решения традиционных методологических задач. Таким образом, цифровая трансформация УМР вуза оказывает огромное влияние на все процессы традиционного управления. Знакомые стандартные методы, содержание работы и должностные функции уступают место совершенно новым концепциям методической работы и компетенциям персонала.