Введение
В настоящее время цифровизация бизнес-процессов значительно повлияла на систему управления предприятием. Информационные потоки огромны и изменчивы. Поэтому так важно владеть информационными технологиями, которые позволяют оперативно получать информация финансистам, менеджерам, маркетолога, высшему управляющему персоналу и др. От оперативности, точности и наглядности информации зависит процесс принятия решений.
В качестве цели исследования мы ставили определение места и роли использования цифровых технологий при моделировании бизнес-процессов.
Материалы и методы исследования
В качестве материалов исследования выступили данные статистической информации о рынке аренды недвижимости. При написании данной статьи мы использовали методы реинжиринга бизнес-процессов, визуализации их с помощью дашборда, а также использования специализированных инструментов для анализа и управления бизнес-процессами такими, как: ARIS Express, Powr BI, Python и др.
Рассмотрим анализ построения бизнес-моделей как инструмента реализации стратегического анализа компании. Для апробации метода возьмем компанию, занимающуюся сдачей площадей в аренду. Цели компании представлены на рисунке 1.
Основными видами доходов являются денежные средства, полученные от арендаторов. Компании, которые работают в сфере управления недвижимостью сталкиваются с проблемой обработки большого объема информации. Процессы, которые протекают в такой компании зачастую сложны и глобальны и требуют дополнительного анализа. Внутренние и внешние бизнес-процессы, происходящие в такой компании, требуют четкости в исполнении и носят регламентирующий характер. Поэтому бизнес-анализ и выстраивание бизнес-процессов в компаниях управления недвижимостью – это задача первостепенна, востребована и требует автоматизированного подхода.
Понятие «управление недвижимостью» применимо для организаций с самыми различными целями и задачами. Это и крупные управляющие компании, и малый и средний бизнес.
Рис. 1. Цели компании (ARIS Express)
Рис. 2. Стратегическая карта компании (https://app.diagrams.net/?src=about#)
Все цели и миссию компании можно изобразить с помощью стратегической карты на рисунке 2.
На приведенном рисунке видно, что существует множество факторов, влияющих на рост прибыли компании: отношения с клиентами, оптимизация внутренних бизнес-процессов, финансовая составляющая, а обучение и адаптация персонала к изменяющимся бизнес-процессам компании. Качество каждого из этих факторов определяется различным набором стандартов. Чем лучше сформулированы эти стандарты, тем выше вероятность получения ожидаемых результатов.
Для оценки деятельности компании рекомендуется применять все средства и методы бизнес-анализа. Например, визуализация информации играет важную роль в обеспечении усвояемости данных и превращении необработанной информации в полезную и практически применимую.
Рис. 3. Инфографика показателей деятельности компании, дашборд (Powr BI)
Рис. 4. Воронка продаж с учетом анализа клиентской базы (MS Excel)
Сегодня существует ряд инструментов для создания дашбордов, которые позволяют компаниям визуализировать различные наборы данных на одном экране и сравнивать результаты с углубленным анализом. Эти платформы позволяют компаниям создавать и управлять множеством настраиваемых бизнес-панелей мониторинга, а также создавать панели аналитики для различных сценариев использования. Существует несколько наиболее популярных платформ, которые позволяют создавать аналитические дашборды на основе различных показателей: GoodData, Sisense, Tableau, iDashboards, DOMO, Birst, Dundas, Zoho Reports [9, 10].
Процесс создания визуализации информации обычно начинается с понимания информационных потребностей целевой группы пользователей. Качественное исследование может показать, как, когда и где будет использоваться визуализация [4]. Используя эти идеи, руководитель компании или отдела может определить, какая форма организации данных необходима для достижения целей.
Как только информация организована таким образом, чтобы помочь бизнесу лучше понять ее и помочь им применять ее для достижения своих целей, методы визуализации становятся следующими инструментами, которые необходимо будет использовать [5, с. 23].
Взяв необработанные данные из ряда источников и консолидируя их перед представлением в индивидуализированной, настраиваемой визуальной форме, информационные панели данных помогают разобраться в наиболее ценных данных компании и дают возможность найти действенные ответы на самые острые бизнес-вопрос. Так на рисунке 3 представлен аналитический отчет по некоторым финансовым показателям исследуемой компании.
На рисунке 3 была достигнута цель – смоделировать инфографику. За счет связывания с конкретными ключевыми показателями эффективности, которые соответствуют бизнес-целям конкретной компании, можно углубляться в определенные области информации, создавать контрольные показатели и на постоянной основе измерять успех бизнеса. Аналитические данные отображаются в различных виджетах, от таблиц и диаграмм до стрелочных индикаторов
Одним из способов достижения поставленных перед компании задач может стать внедрение автоматизированной системы. Далее проведем анализ маркетинговой стратегии компании, используя воронку продаж. На рисунке 4 смоделируем воронку продаж. Воронка продаж – это поэтапное описание процесса сделки с покупателем с момента его первого обращения в компанию и до момента реализации товара или услуги. В компании привлечения клиента производится с помощью непосредственно звонков потенциальных арендодатели или рассылки по электронной почте. На основе полученных входных данных были рассчитаны показатели конверсии.
Считаем, что основными причинами неудовлетворительной маркетинговой политики могут являться: низкая привлекательность и информативность, недостаточно эффективная работа по привлечению в социальных сетях, низкая эффективность работы менеджера по продажам, недостаточно доработанное портфолио, предлагаемое клиентам.
Для продвижения своих услуг на рынке управления недвижимостью можно также осуществлять мониторинг статистики упоминаний бренда или услуг компании на просторах интернета или в социальных сетях. На ранке программного обеспечения присутствует линейка программ, решающих данную проблему. Brand Analytics – это сбор данных с наилучшей полнотой и качеством со всех источников. Источники для сбора и анализа данных соцсети, сервисы карт, чаты, мессенджеры, публичные каналы, блоги и иные информационные сети.
Для анализа внешней среды компании целесообразно подключить средства бизнес-аналитики такие как Python и библиотека BeatifulSoup.
Таким образом, возникает множество действий, связанных с процедурой сдачи площадей в аренду, которые без автоматизации будут занимать большое количество времени, и могут привести к ошибкам без должного хранения документации в электронном виде.
На рисунке 5 предложена функциональная модель «как надо». Для решения этой проблемы предложена разработка приложения, которое поможет автоматизировать описанные процессы и действия.
Рис. 5. Вертикальное функциональное описание основных бизнес-процессов (ARIS)
Приложение может содержать следующие функции: виртуальная схема склада, включающая разбиение площади на участки с перечислением характеристик и особенностей каждого из них; выдача информации о статусе каждого участка (сдан в аренду, используется продукцией фирмы, свободен); расчет стоимости аренды участка; автоматизированный подбор участка (по времени и требованиям арендатора); формирование и выдача отчета о занятых и свободных участках склада.
Разрабатываемая или используемая готовая информационная система должна стать дополнительным приложением к уже имеющейся в компании информационной системы 1С: Предприятие. Предполагаемое приложение или информационная система должна расширить функциональные возможности компании в части бизнес-процесса «Автоматизация процесса аренды». Приложение должно позволить хранить структурированные данные о клиентах, требования клиентов к помещению, характеристикам и их состояние. Приложение позволит дополнить требования клиента в создаваемую базу данных, а затем лишь обращаться к ним или редактировать их в любое время. Приложение должно быть интегрировано с имеющиеся в организации информационной системой 1С: Предприятие что позволит формировать общий финансовый отчутность без повторного ввода информации.
Заключение
На сегодняшний день проблема компьютеризации и автоматизации бизнес-процессов актуальна для многих предприятий и учреждений как вновь созданных, так и давно находящихся на рынке услуг. Кроме того, необходимо анализировать бизнес-процессы компании, строить модели «как есть» и «как должно быть». Это позволит повысить эффективность функционирования компании, повысить прибыль, расширить возможности. На рынке информационных технологий представлены широкие линейки продуктов для бизнес-моделирования: Bizagi Process Modeler, ARIS Express, Intalio BPMS, Camunda и др. А также широкая линейка продуктов для эффективного анализа данных компании. Это Power BI, Visari BI, Almaz BI и др. Отметим, что основными областями бизнес-моделирования являются, во-первых, развитие бизнеса в целом, во-вторых, управление бизнес-процессами, а также взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами.