Введение
Основной принцип бюджетной системы РФ – эффективное и экономное расходование бюджетных средств [1].
На сегодняшний день обеспечение государственных потребностей в различных товарно-материальных ценностях (оборудование, транспортные средства, материалы и т. д.), работах и услугах со стороны, на разных уровнях управления (местном, районном, областном, федеральном и т. д.) осуществляется через государственные закупки. Государственные закупки – это система мероприятий, используемая заказчиком в рамках федерального законодательства, направленная на удовлетворение государственных и муниципальных нужд [2]. Государственные закупки выполняют не только функцию обеспечения государственных и муниципальных нужд, но и способствуют формированию «здоровой» конкурентной среды; определяют рациональное распределение бюджетных средств; формируют прозрачность сделок между заказчиками и поставщиками и т. д. [3].
Государственные закупки в наше стране регулируются Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (с последними изменениями и дополнениями от 14.07.2022) [4] и Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с последними изменениями и дополнениями на 04.11.2022) [5]. В указанных Федеральных законах четко регламентируются все аспекты закупочной деятельности, которые постоянно дополняются и совершенствуются с целью улучшения процедуры проведения государственных закупок и повышения прозрачности сделок.
Одним немаловажным новшеством является осуществление электронного актирования. Электронное анкетирование – это электронный документооборот между заказчиком (государственными учреждениями и организациями) и поставщиком в Единой информационной системе (далее – ЕИС).
До 1 января 2022 года электронное актирование носило добровольный характер применения, но теперь закупки, опубликованные после указанной даты (01.01.2022), обязаны вестись с применением электронного документооборота в ЕИС (электронный документ – документ, созданный и подписанный в цифровой среде, а также имеющий юридическую значимость [6, с. 147]).
Цель исследования
Целью исследования является изучение такого новшества в государственных закупках как электронное анкетирование, а так же выявление проблем, с которыми сталкивается поставщик товаров, работ и услуг в его использовании и методы их устранения.
Для этого была проанализирована работа в ЕИС ООО «Новые медицинские технологии» (г. Сургут), которое является одним из основных поставщиков медицинского оборудования для государственных бюджетных медицинских учреждений в городе Сургут.
Материалы и методы исследования
Для формирования документа о приемке, который будет направлен заказчику на подписание, поставщику из своего личного кабинета в Единой информационной системе достаточно выполнить семь шагов (рис. 1).
Как видно из рис. 1, поставщику достаточно заполнить следующие разделы в электронном анкетировании:
1. Общая информация. В этом разделе необходимо внести только номер документа о приемке, остальная информация о контракте (номер контракта, дата заключения контракта, идентификационный номер и прочее) подгружена автоматически из электронной версии контракта.
2. Контрагенты. Информация о поставщике и заказчике вносится автоматически, за исключением банковских реквизитов, и места поставки товара. Поставщик самостоятельно заполняет эти поля из контракта.
3. Товары, работы, услуги. Из перечня позиций из контракта поставщик выбирает товары, указывает их количество, а так же заносит необходимую информацию (например, страна происхождения и номер ГТД для импортного товара).
4. Факт передачи товара, работ, услуг. Поставщик указывает дату поставки товара заказчику.
5. Подписанты. Указывается ответственное лицо за подписание документа со стороны поставщика.
6. Дополнительные документы. В этом разделе можно прикрепить необходимые документы, которые являются обязательными по условиям контракта.
Рис. 1. Последовательность заполнения документа о приемке
7. Подписание. В этом разделе формируется полностью заполненный документ о приемке для проверки и происходит его подписание электронной цифровой подписью.
Анализируя, выше указанный алгоритм формирования документа в ЕИС, можно сделать вывод, что поставщику достаточно упростили процедуру документооборота, но на самом деле это поспешный вывод.
Рассмотрим недостатки применения электронного актирования при осуществлении госзакупок со стороны поставщика.
1. Недостаточное информационное обеспечение. Единая информационная система – это большой функциональный сайт, содержащий всю необходимую информацию и документацию о государственных закупках; открытая система, которой пользуется неограниченное количество заинтересованных лиц, соответственно в связи с этим возникают сбои и ошибки в работе сайта. В связи со сбоями в работе сайта, поставщик может несвоевременно разместить документ о приемке, что повлечет наложение на него штрафных санкций за нарушение сроков поставки по контракту.
2. Недостаточная автоматизация всех процессов. Поставщику при формировании каждого документа приходится вручную вводить такие данные как: банковские реквизиты свои и заказчика, место поставки товара, хотя на протяжении всего исполнения контракта эта информация остается неизменной (за исключением, подписания дополнительного соглашения к контракту по изменению этой информации).
3. Неудобная статистика документов в личном кабинете поставщика. Заходя в личный кабинет во вкладку «Исполнение контрактов» поставщик видит статистику по документам, особый контроль сосредоточен на документах с отказами. Поставщику необходимо проанализировать и исправить документы, но для этого ему необходимо в списке отказанных документов найти необходимый и создать исправление. На протяжении действия контрактов этих документов может быть достаточно большое количество и поставщику приходится искать эти документы в списке, пролистывая те, по которым исправления уже были сделаны.
4. Отсутствие общей статистики по электронному актированию. В личном кабинете поставщика нет статистики по всем документам и для контроля подписания необходимо периодически искать контрагента, контракт и смотреть подписан ли конкретный документ.
5. Сопоставление наименования поставляемых товаров и услуг. Наименование позиций по контракту заполнено автоматически из контракта, как правило, это поле с ограниченным количеством символов, поэтому не всегда может содержать отличительные характеристики товара и поставщику бывает проблематично ориентироваться в наименовании.
6. Ведение двойного документооборота. Поскольку обязательное электронное актирование ввели только с 1 января 2022 года и идет адаптационный период, многие поставщики в рамках контракта указывают необходимым формирование и печатных документов, что соответственно делает процесс поставки товара трудоемким.
7. Несоответствие временного периода. Формирование электронного документа в ЕИС происходит после поставки товара заказчику, отсюда возникает разрыв во времени. Если поставщик формирует печатные документы и отгружает товар заказчику к примеру текущей датой, то в ЕИС он оформит документ в течение 3 дней после поставки. И если расстояние между поставщиком и заказчиком большое, соответственно и временной период между печатными и электронными документами будет больше.
8. Логистические трудности. Поскольку не все заказчики требуют обязательное наличие печатных документов при поставки товара, а просят формировать электронный документ после поставки, то возникают сложности в транспортировке товара до поставщика, и товар фактически должен перемещаться от поставщика к заказчику без документов.
На рис. 2 нами представлены недостатки электронного актирования, с которыми сталкивается поставщик и предложены методы по их устранению.
Поскольку электронное актирование стало обязательным только в 2022 году, то в разработку электронного документооборота необходимо задействовать больше дополнительных средств и специалистов, которые могли бы иметь «обратную связь» с участниками электронного актирования. Существенную роль здесь можно отвести разработке раздела, в который можно вносить свои идеи и предложения на рассмотрение по усовершенствованию процесса электронного актирования.
Рис. 2. Недостатки электронного актирования и методы их устранения
Существенно упростить процедуру заполнения электронного документооборота можно если реквизиты заказчика и поставщика будут автоматически подгружаться с контракта или же заполнятся в самом первом документе о приемке, а в последующие заносится из него.
Статистику документов на главной странице с пометкой «отказано» следует обнулять после создания исправления, это позволит оперативно отслеживать новые документы, появившиеся в этом разделе и поставщику не придется пересматривать все и искать нужный. Еще упростить этот процесс можно создав единый журнал событий, в котором можно отследить документы с «отказом», а так же контролировать подписание всех документов во временном периоде.
Что касается сопоставления наименований позиций, то при большом количестве товаров и услуг проблематично оперативно найти нужную, предлагаем размещать их согласно нумерации в контракте и с отличительными характеристиками.
Немаловажным становится учет внутри организации и размещения документов в ЕИС: целесообразно делать это в один день. Поставщик одновременно размещает эти документы в ЕИС и формирует документ в своей системе учета, а заказчик подписывает в ЕИС документ после получения товара, даты этих действий фиксируется в системе автоматически. Следовательно, поставщику при проверке не нужно обосновывать разрыв во времени между документами о хозяйственных операциях и к примеру затратах на транспортные услуги. К тому же на сегодняшний день создается большое количество программного обеспечения, которое занимает промежуточное место между программным обеспечением организации и ЕИС и его актуальность становится обоснованной.
Заключение
Таким образом, электронное актирование, которое стало обязательным для закупок выпущенных после 1 января 2022 года, используется как заказчиками, поставщиками, а также контролирующими органами, постоянно совершенствуется. С одной стороны в будущем это заметно сократит трудоемкость процессов поставки товаров и услуг, процессы государственных закупок будут еще более «прозрачными», а с другой же стороны на этапе адаптации все же можно выделить ряд недостатков в его использовании. Однако все эти