Широкое использование электронных документов в жизни организаций и контролирующих органов – это одно из приоритетных направлений развития России в рамках глобального проекта построения цифровой экономики. [6].
Перспективы электронного документооборота в 2019 году огромны. В настоящее время разработан целый ряд документов, расширяющих электронное взаимодействие практически во всех сферах, в том числе в бухгалтерском учете и в налогообложении, т.е. в тех сферах, где еще недавно основными доказательными источниками информации традиционно считались бумажные носители.
Процессу развития электронного документооборота очень способствует реализация проекта Минфина России по внедрению онлайн-касс. Онлайн-кассы открывают новые и весьма интересные возможности в работе бухгалтерии и не только ее. Ощутить новые перспективы смогут и простые граждане, которые покупают различные товары работы и услуги в розницу.
Рассмотрим основные положения данного проекта. Его важнейшей чертой является существенное расширение сферы применения контрольно-кассовой техники. Если прежнее законодательство (до выхода ФЗ от 03.07.16 г. №290-ФЗ) предусматривало применение контрольно-кассовой техники только при наличных расчетах (а также при применении банковских карт), то нынешний вариант (после выхода ФЗ от 03.07.16 г. №290-ФЗ и тем более после выхода ФЗ от 03.07.18 г. №192-ФЗ) охватывает и безналичные расчеты.
В соответствии со ст.1.1 ФЗ от 22.05.06 г. №54-ФЗ (в ред. 03.07.18 г.) контрольно-кассовая техника (включенная в реестр контрольно-кассовой техники) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими следующих расчетов:
1) прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги;
2) прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр;
3) прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей;
4) прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.
Однако некоторые категории хозяйствующих субъектов освобождены от применения контрольно-кассовой техники и поэтому онлайн-кассы их не затрагивают. Но следует отметить, что данный перечень в последнее время несколько раз корректировался законодателем в сторону расширения и с 03 июля 2018 г. выглядит так (ст. 2 ФЗ от 22.05.06 г. №54-ФЗ):
1) организации и ИП с учетом специфики своей деятельности или особенностей своего местонахождения – по перечню, установленному ФЗ от 22.05.06 г. №54-ФЗ (кроме лиц, которые используют для осуществления расчетов автоматические устройства, а также осуществляют торговлю подакцизными товарами (за исключением торговли в розлив питьевой водой));
2) организации и ИП, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственным населенным пунктом муниципального района), поселков городского типа) – по перечню, утвержденному органом государственной власти субъекта РФ при условии выдачи документа, подтверждающего факт расчетов (кроме лиц, которые используют для осуществления расчетов автоматические устройства, а которые осуществляют торговлю подакцизными товарами);
3) аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации – кроме лиц, которые используют для осуществления расчетов автоматические устройства, а которые осуществляют торговлю подакцизными товарами;
4) лица при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний, а также при реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством РФ;
5) кредитные организации;
5.1) организации и ИП – в устройствах для осуществления с участием их уполномоченных лиц операций по передаче с использованием электронных средств платежа распоряжений кредитной организации об осуществлении перевода денежных средств;
6) организации и ИП – при осуществлении расчетов в безналичном порядке между организациями и (или) ИП (за исключением расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением;
7) организации и ИП – в автоматических устройствах для расчетов при осуществлении расчетов, совершаемых исключительно монетой Банка России (за исключением устройств, питаемых от электрической энергии (в том числе электрических аккумуляторов или батарей));
8) ИП, применяющие патентную систему налогообложения (кроме видов деятельности, установленных пп. 3, 6, 9 – 11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45 – 48, 53, 56, 63 п.2 ст.346.43 НК РФ) – при условии выдачи (направления) покупателю (клиенту) документа, подтверждающего факт осуществления расчета;
9) организации, реализующие полномочия органов государственной власти субъектов РФ и органов МСУ по предоставлению за плату права пользования парковками (парковочными местами) – при соблюдении ряда условий;
10) страховщики при осуществлении расчетов со страхователями с участием страховых агентов (не являющихся организациями или ИП и действующих от имени и за счет страховщика) – ККТ применяется при получении этим страховщиком денежных средств от такого страхового агента с направлением КЧ (БСО) в электронной форме страхователю;
11) государственные и муниципальные библиотеки, а также библиотеки РАН, других академий, НИИ, образовательных организаций – при оказании в помещениях указанных библиотек платных услуг населению, связанных с библиотечным делом (по перечню Правительства РФ).
Важное значение в рамках нынешней реформы имеет и хронология перехода на новые правила работы. Первоначальная дата старта – 01 июля 2017 г., когда организации и ИП, которые обязаны применять контрольно-кассовую технику, должны были перейти на онлайн-кассы. Однако ряд хозяйствующих субъектов, прежде всего это малый бизнес, применяющий специальные налоговые режимы, получил отсрочку на год, т.е. до 01 июля 2018 г. Но в конце 2017 г. в связи с выходом ФЗ от 27.11.17 г. №337-ФЗ часть этих субъектов получила еще одну годовую отсрочку – до 01 июля 2019 г.
Таким образом, у реформы получилось три волны:
1) базовый срок – с 01 июля 2017 г. – все организации и ИП, применяющие контрольно-кассовую технику (кроме тех, кто попал под отсрочку);
2) первая волна отсрочки – с 01 июля 2018 г.:
2.1) лица, применяющие ЕНВД в сфере розничной торговли и общепита:
а) организации;
б) ИП, имеющие работников;
2.2) ИП, применяющие патентную систему налогообложения (ПСН) – в сфере розничной торговли и общепита, имеющие работников;
2.3) организации и ИП, ранее (до 15.07. 2016 г.) имевшие право не применять ККТ:
- при реализации почтовых марок;
- в сфере организации и проведения азартных игр и лотерей;
- при безналичных расчетах; др.
- др.
2.4) лица, в сфере торговли с использованием торговых автоматов:
а) организации;
б) ИП, имеющие работников;
3) вторая волна отсрочки – с 01 июля 2019 г.:
3.1) лица, применяющие ЕНВД:
а) в сфере розничной торговли и общепита – ИП, не имеющие работников;
б) в сфере прочих видов деятельности;
3.2) ИП, применяющие ПСН:
а) в сфере розничной торговли и общепита, не имеющие работников;
б) в сфере прочих видов деятельности (кроме п.2.2).
3) вторая волна отсрочки – с 01 июля 2019 г.:
3.3) организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению (кроме организаций, а также ИП, имеющих работников, – в сфере общепита), при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности;
3.4) ИП, не имеющие работников, – в сфере торговли с использованием торговых автоматов;
3.5) организации и ИП:
- при осуществлении расчетов с физическим лицами, которые не являются ИП, в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа);
- при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги, включая взносы на капитальный ремонт;
- при осуществлении зачета и возврата предварительной оплаты и (или) авансов, при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг, при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.
Обращает на себя внимание положение в этой реформе малого бизнеса, применяющего специальные налоговые режимы. Ведь с фискальной точки зрения тем субъектам, что применяют ЕНВД и ПСН, контрольно-кассовая техника не нужна, т.к. налоговая база у них определяется не по выручке, а на основе физических показателей (численность работников, площадь и пр.). Но, тем не менее, онлайн-кассы затронули и их. В качестве некой компенсации за проблемы Минфин России предоставил им в переходный период специальный налоговый вычет, позволяющий компенсировать издержки по приобретению кассовой техники за счет бюджетных средств. Такое положение дел лишний раз подчеркивает глобальность идеи онлайн-касс, которые преследуют цели контроля как продавцов, так и покупателей и в целом направлены на борьбу с теневой экономикой.
Несмотря на некоторое нежелание бизнеса внедрять онлайн-кассы, они все же имеют и свои плюсы. Онлайн-кассы нужны не просто, чтобы выполнить требования закона, они помогают развивать бизнес:
1) мониторинг и аналитическая обработка сведений о покупках;
2) работа в режиме интернет-магазина – покупатель оплачивает покупку на сайте, касса это видит, готовит чек и отправляет его в налоговую инспекцию;
3) контроль складских остатков – касса работает с программами учета (Excel, 1С и пр.), которые помогают с учетом товаров и следят за остатками, продажи не остановятся из-за нехватки продуктов;
4) продажа весового товара – касса взаимосвязана с весами CAS, ШТРИХ и считает стоимость по весу, покупатель берет, например, 1,5 кг яблок, а касса автоматически считает итоговую цену;
5) новые возможности в учетно-контрольной работе бухгалтерии – в плане развития электронного документооборота и в плане контроля за подлинностью кассовых документов.
Рассмотрим последний аспект поподробнее. Одна из сфер, где кассовые документы активное применяются, это сделки и расчеты с участием подотчетных лиц.
Расходы на приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организация может признать в бухгалтерском и налоговом учете при условии, что они документально подтверждены.
Если компания не сама приобретает товарно-материальные ценности, а поручает это сделать своему работнику, выдавая ему деньги под отчет, то для учета материальных затрат ей понадобятся:
•авансовый отчет, составленный работником;
•приложенные к отчету документы, которые содержат информацию о приобретенных работником товарах и подтверждают их оплату. При покупке в розницу таким документом, как правило, является кассовый чек.
Прежде чем утвердить авансовый отчет, необходимо проверить подлинность предоставленного подотчетным лицом кассового чека. И вот тут как раз и возникают сложности. Ведь у бухгалтера организации не так много возможностей, чтобы проверить подлинность кассового документа (визуальный осмотр, сравнение параметров документа с параметрами других документов (счета, договора и пр.)).
Если кассовый чек окажется неверно оформлен или более того, поддельным, то у организации в случае учета такого документа возникают серьезные налоговые риски, которые могут повлечь негативные финансовые последствия («снятие» с учета расходов, взыскание недоимки по налогу на прибыль, пени и штраф).
С этой ситуации как раз и пригодятся новые технологии контроля, которые предоставляет институт онлайн-касс. Сейчас кассовый чек можно проверить:
• на сайте оператора фискальных данных, адрес которого должен быть указан в кассовом чеке или же на сайте ФНС России;
• с помощью бесплатного мобильного приложения «Проверка чеков», который разработала ФНС России; его можно скачать в Google Рlay или App Store; чек можно проверить, отсканировав QR-код либо введя реквизиты чека вручную. [6]
Поэтому при наличии любых ошибок в оформлении кассового чека во избежание налоговых рисков организации необходимо обратиться к продавцу для замены такого документа.
Еще одним полезным эффектом от реализации проекта онлайн-касс является существенный скачок в распространении электронных чеков, которые продавцы не печатают, а высылают на электронную почту покупателю. Такая форма чека снижает риск потери документа подотчетным лицом, что означало бы, что некоторые расходы работнику пришлось бы нести за свой счет.
У больших компаний, чья деятельность связана с покупками ТМЦ с участием подотчетных лиц, существует еще проблема существенной трудоемкости учетно-контрольной работы.
Авансовые отчёты в компании – это всегда большая статья расходов и головная боль всех сотрудников. Обработка авансовых отчетов у многих ассоциируется с бумажной волокитой, постоянными перепроверками многочисленных ошибок, повтором ручных операций изо дня в день и потерей драгоценного рабочего времени. Часто сотрудники компаний не хотят делать авансовые отчеты или делают их не вовремя, из-за чего остаются довольно большие неучтённые денежные суммы.
До недавнего времени компании и представить себе не могли, что процесс обработки авансовых отчётов можно перевести в формат онлайн. Но наличие проблематики всегда порождает решение, и в век информационных технологий, когда всё стремится к максимальной автоматизации, такими решениями стали системы по управлению авансовыми отчетами в компании.
Так началась эра новых специализированных бизнес-приложений, которая позволила компаниям найти грамотный подход к обработке авансовых отчётов и научиться делать это эффективно с точки зрения временных и денежных затрат. Отсутствие прозрачности понесённых сотрудником затрат, сложность контроля расходов, ручной процесс утверждения, долгий жизненный цикл документа, не налаженная коммуникация между сотрудниками – всё это осталось в прошлом.
Компании АШАН Ритейл Россия и Ниссан Мануфэкчуринг Рус поделились опытом эффективного управления авансовыми отчётами.
Розничная компания АШАН Ритейл Россия в 2014-м году запустила проект по автоматизации авансовых отчетов.
На момент внедрения проекта в компании АШАН Россия было около 20 000 отчётов в год и примерно 3 000 подотчетных лиц. Один сотрудник тратил около 105-ти человеко-минут на оформление авансового отчёта, жизненный цикл которого в общей сложности длился от 2-х до 6-ти недель.
Естественно, решить такую проблематику было возможно, лишь переведя весь бизнес-процесс в онлайн формат. Так, в АШАН Россия было положено начало использованию облачного бизнес-приложения, в котором работают и общаются все сотрудники компании (например, коммерсанты, работники с разъездным или удаленным характером работы), а каждый авансовый отчёт становится прозрачным.
Весь функционал в этом приложении для бизнеса продуман до мелочей, что позволяет не только грамотно выстроить весь бизнес-процесс, но и адаптировать его под специфику любой компании. Выделим основное:
• различные виды АО (командировочные, общехозяйственные, представительские и т.д.);
• установка бухгалтерских стандартов и контроля лимитов;
• автоматические бухгалтерские проводки по расходам и расчету доп. дохода сотрудников;
• возможность загрузки банковских выписок в соответствии с расходами;
• обмен данными с внутренними модулями и системами;
• автоматическое формирование и заполнение внутренних и нормативных печатных форм;
• электронный архив первичной документации;
• электронная авторизация менеджерами и финансовым отделом;
• настройка уровней безопасности;
• полная аналитическая отчётность.
Облачное приложение для управления авансовыми отчетами, которое позволяет полностью контролировать расходы сотрудников, а также всегда и без лишних усилий обеспечить простой онлайн-контроль за расходами сотрудников.
Программа обеспечивает:
1) автоматическую настройку приложения под локальные бизнес-практики и действующие законодательные нормы;
2) утверждение авансовых отчетов в режиме онлайн для менеджеров и создание автоматических проводок для бухгалтерии;
3) возможность фотографировать и сохранять бумажные документы (чеки, квитанции) прямо в приложении;
4) создание авансового отчета сотрудником в режиме онлайн и полную отчетность для менеджеров по расходам;
5) возможность создания авансового отчета на основании утвержденной бизнес-поездки;
6) интеграцию с любыми ERP-систе-мами, например, 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и другими.
В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов в АШАН Россия главной целью была систематизация бизнес-процесса компании и обеспечить его прозрачность и контроль. После внедрения приложения удалось значительно повысить скорость работы с авансовыми отчётами и обеспечить 100% правильности их оформления, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, а также обеспечить обработку отчета сотрудниками из любой удалённой точки. Всё это уже позволило АШАН Россия сократить время работы с авансовыми отчётами для всех сотрудников компании и значительно оптимизировать работу более 60-ти человек из бухгалтерского и административного отделов.
Важно отметить, что это бизнес-приложение актуально как для больших, так и для малых компаний. На практике его внедряют как компании с 5-ю авансовыми отчетами в месяц, так и с 3000 – всё зависит исключительно от поставленных целей.
Мир не стоит на месте, поэтому такие бизнес-приложения должны постоянно развиваться, повышая качество их использования и расширяя функциональные возможности. Последней инновацией и своеобразным прорывом на российском рынке стала облачная ЭЦП на авансовом отчёте.
В текущем году впервые в России такой проект был запущен совместно с ведущим оператором по юридически значимому ЭДО в одной из крупнейших в мире автомобилестроительных компаний – Ниссан Мануфактуринг.
Безбумажный процесс обработки авансовых отчётов становится реальностью, благодаря чему компании теперь могут делать авансовый отчет онлайн, и тем самым свести время обработки документа до минимума, полностью исключить всевозможные ошибки при заполнении, а также избавиться от кучи бумаг и сократить ресурсы на постоянные пересылки документов. [7]
И в эту систему электронной обработки авансовых отчетов очень удачно вписываются электронные чеки со всеми дополнительными возможностями контроля, что дает институт онлайн-касс.
Таким образом, реализация Минфином России проекта по внедрению онлайн-касс вносит существенный вклад в развитие электронного документооборота. И это открывает новые возможности как бизнесу (оптимизация учетно-контрольной работы и документооборота, снижение налоговых рисков), так и населению (более эффективная защита прав потребителей, удобство документооборота).
Библиографическая ссылка
Мишанова Е.В., Кацуба Е.Е. ОНЛАЙН-КАССЫ И ИХ ВЛИЯНИЕ НА РАЗВИТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ // Вестник Алтайской академии экономики и права. – 2019. – № 1-1. – С. 118-124;URL: https://vaael.ru/ru/article/view?id=245 (дата обращения: 19.04.2024).