Введение
Полиграфией называется отрасль промышленности, занимающаяся копированием информации в текстовой и графической форме, путем ее переноса на определенную поверхность, посредством специальной технологии. К продукции данной отрасли можно отнести газеты, книги, журналы, различные буклеты, брошюры и многое другое.
В рамках данной статьи рассмотрим основные тренды и направления развития складского учета в компаниях, в частности на крупном полиграфическом предприятии, а также особенности функционирования и возникающие риски при складском учете. Отдельно будут рассмотрены вопросы касающиеся внедрения и функционирования автоматизированных систем учета.
Цель исследования – определить направления и особенности складского учета полиграфического предприятия.
Материалы и методы исследования
Основными методами исследования являются общенаучные методы познания: сбор и обработка информации, анализ и синтез данных из различных источников по рассматриваемой проблематике, сравнение и сопоставление, логические методы.
Результаты исследования и их обсуждение
Складской учет является неотъемлемой частью процессов предприятия любого масштаба и уровня. Наличие таких направлений, как производство или научно-исследовательская деятельность, обусловлены спецификой конкретного предприятия и могут отсутствовать в составе процессов, но учет движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), необходим компании любого уровня.
Вопрос правильной организации учета ТМЦ встает пред каждым руководителем, будь то создание новой компании или управление уже функционирующей, так как управление запасами и оценка затрат на это управление являются основополагающими вопросами при организации складского учета. На крупном производственном предприятии, выпускающем широкий спектр номенклатуры продукции, а также имеющем сложный производственный цикл, вопросы, связанные с учётом ТМЦ становятся жизненно важными, так как отсутствие контроля или неправильная организация учета могут привести не только к убыткам предприятия в виде отклонения в графике выпуска продукции, но и к полной остановке предприятия при отсутствии важных компонентов производства в виде сырья, материалов или оснастки.
На крупном полиграфическом предприятии цикл производства и выпуска продукции может быть крайне сложно организованным и выполняться в течение значительного промежутка времени. Производство продукции может быть разбито на несколько этапов, результатом каждого может являться выпуск полуфабрикатов незавершённого производства, в связи с чем операции в рамках производственного цикла могут выполняться нескольким производственными подразделениями. Сложный производственный цикл и наличие большого количества исполнителей значительно усложняет процесс построения и поддержания в рабочем состоянии процессов складского учета [1].
При оценке вариантов построения системы мест хранения – складов, а также процессов, связанных с их функционированием необходимо учитывать, что на крупном предприятии организация сложной системы учета не должна приводить к затратам, которые будут несопоставимы с выгодой от построения сложной системы хранения.
Общепринято считать точкой входа для складского учета – это организация складов и процессов, связанных с ними, для учета приёмки поступающих ТМЦ на предприятие. Все вопросы, связанные с планированием поставок, будут связаны не только с планами производства: оперативным и долгосрочным, но и вопросами корректного и объективного отображения складских запасов на таких складах. На крупных предприятиях со сложной складской структурой, вопрос актуальных складских запасов становится особенно острым в связи с тем, что помимо кладовых центрального склада на предприятии организованы кладовые непосредственно в производственных подразделениях.
Здесь необходимо сделать небольшое отступление и пояснить, что на крупном предприятии, например, полиграфическом, обладающим крупногабаритными производственными линиями и функционирующем в течение продолжительного периода времени (десятки лет) вопрос организации централизованного хранения является крайне сложным. Помимо вопросов, связанных с затратами на организацию, складского учета и систем хранения, появляются вопросы, связанные с ограничениями на размер и местоположение складов ввиду исторически сложившегося местоположения предприятия. Крайне важными являются вопросы оперативной доставки ТМЦ и полуфабрикатов производства к местам обработки в производственных подразделениях. При работе предприятия работающего с продукцией, имеющей соответствующий гриф секретности, а также один из высоких уровней степени защиты изделия (изделия строгого учета) появляются дополнительные требования, связанные с соблюдением режимных требований. Все эти вопросы и ограничения неизбежно приводят к усложнению структуры складского учета и мест хранения, особенно вопросов организации и взаимодействия [2].
Необходимо понимать, что график и режим работы складов центрального склада и складов, находящихся непосредственно в производственных подразделениях, может значительно отличаться, особенно, если предприятие имеет посменный график работы и функционирует круглосуточно. Помимо возможно разных графиков работы отличается и специфика работы сотрудников складов. Основной задачей сотрудников центрального склада является обеспечение корректного товарного движения и надзорные функции, касающиеся корректного отражения в учете этого движения. К идентичным задачам сотрудников кладовых в производственных подразделениях добавляются задачи по оперативному взаимодействию с участками производства. Особенно это актуальными задачи взаимодействия становятся при размещении склада в большом производственном подразделении, когда помимо вопросов, связанных с учетом, на кладовщика возлагаются обязанности логиста, с целью недопущения возникновения «узких» мест при поступлении и выдаче ТМЦ из кладовой.
Помимо этого, сотрудниками кладовых в производственных подразделениях выполняются задачи, связанные с недопущением снижения остатков критически важных ТМЦ. На предприятии обязательно, назначаются сотрудники, а иногда и целые отделы, отвечающие за планирование, но на крупном предприятии постоянно возникают ситуации, вызванные как ошибками в планировании, так и иными причинами, связанные с нехваткой отдельных позиций ТМЦ для производства, и сотрудник склада должен обладать соответствующей компетенцией для оценки возможности возникновения подобной ситуации и выполнения упреждающих действий с целью недопущения остановки производства. Действия могут носить как информационный характер, т.е. информирование руководства о необходимости принятия решения с целью недопущения остановки производства, так и практические действия, связанные с оформлением передачи необходимых ТМЦ с центральных складов.
В рамках движения ТМЦ всегда существует риск возникновения так называемого эффекта пересортицы, когда по документам получено одно ТМЦ, а по факту пришла совсем другая номенклатура, либо номенклатура со схожими характеристиками. Если в момент прихода на предприятие, за редким исключением, это не является критичным. Факт возникновения пересортицы при передаче на склад производственного подразделения может быть крайне критичным, так как склады производственных подразделений являются складами оперативного хранения и с высокой вероятностью данная номенклатура понадобится в ближайшее время. В связи с этим сотрудники складов должны обладать должными знаниями компетенциями в рамках используемой номенклатуры ТМЦ, чтобы не допускать подобных фактов, либо снизить количество их возникновения до предельного минимума. Для полиграфического предприятия исключение подобной ситуации является крайне критичной, так как в номенклатуре используемых ТМЦ могут быть компоненты сырья с очень схожими характеристиками, но результатом применения неправильного сырья может стать полностью испорченная партия полуфабриката или готовой продукции, а так как скорости работы производственных линий очень высокие, с момента обнаружения отклонений в технологии, даже незначительного, может быть выпущена очень большая партия.
Все вышеперечисленные аспекты функционирования системы складского учета на крупном предприятии прямо или косвенно влияют на решения, связанные с вопросами по организации складского учета не только при построении, но и для поддержания системы в рабочем состоянии в условиях изменений, которые происходят на предприятии. Следует учитывать, что на предприятии, функционирующем в течение продолжительного времени, как правило уже сложилась некая система учета ТМЦ и необходимо понимать, что данную систему необходимо поддерживать в актуальном состоянии не только в связи с тем, что с течением времени меняется законодательство и регламентирующие документы, но и для того, чтобы предприятие оставалось конкурентоспособным.
Процессы складского учета с течением времени постоянно видоизменялись, появлялись новые средства и методики, позволяющие оптимизировать процессы и снизить трудозатраты. Переходом на качественно новый уровень автоматизации процессов можно считать появление персональных компьютеров небольших габаритов, позволяющих размещать их на рабочих местах, а также периферийного оборудования, подключаемого к этим компьютерам. Внедрение компьютерной техники позволило перейти с ручного учета, осуществлявшегося посредством рукописного ввода, на электронный с распечаткой необходимых документов. Еще одним важным шагом в развитии вопросов автоматизации учетных процессов можно считать появление информационных систем с единым хранилищем информации и распределенными рабочими местами, подключенными к этому хранилищу.
Появление автоматизированных систем радикально поменяло ландшафт бизнес-процессов, которые были при учете на бумажных носителях. Значительно видоизменились существующие процессы, появились совершенно новые. Поменялись требования к времени выполнения процессов, надежности и оперативности предоставления информации. Появилась возможность вертикального и горизонтального масштабирования системы складского учета без значительных затрат, связанных непосредственно с организацией рабочего места.
Одновременно с положительными аспектами, связанными с использованием автоматизированных систем, появились и новые задачи, которые необходимо было решать при внедрении и дальнейшем использовании. В связи со сложноструктуированным построением бизнес-логики в таких системах как правило появляется необходимость привлечения подрядной организации с целью не только осуществить проект по развертыванию подобной системы, но и проведения комплексного аудита существующих процессов. При достаточном опыте специалистов компании подрядчика на первом этапе должно появиться заключение, в котором будут указаны не только все аспекты и риски при внедрении системы, но и рекомендации по изменению методологии учета на предприятии. Данные изменения необходимы для того, чтобы не производилось прямое копирование существующей системы учета, а была бы выстроена новая, более эффективная система с учетом новых возможностей, которая будет предоставлять автоматизация процессов. Методологические указания могут включать не только рекомендации по изменению порядка работы, но и рекомендации, связанные с перераспределением обязанностей как отдельных сотрудников, так и целых подразделений. Могут быть даже рекомендации по изменению штатно- кадровой структуры предприятия [3].
В ходе ознакомления с подобным заключением специалисты со стороны компании заказчика должны максимально объективно оценить все возможные риски и затраты, которые будут понесены предприятием и дать свое заключение о целесообразности внедрения автоматизированной системы. Данное заключение может не совпадать с заключением компании подрядчика и перед руководством компании заказчика встает нелегкий выбор по принятию решения о целесообразности внедрения системы. В ходе подобных работ по оценке целесообразности внедрения системы необходимо учитывать, что помимо объективных факторов есть такой немаловажный аспект субъективного характера как «эффект привыкания». Люди, как правило, с подозрением относятся ко всему новому, особенно, если это касается вопросов, которые радикально меняют стиль и порядок работы, особенно сильно этот эффект проявляется у сотрудников с большим стажем работы в подразделениях предприятия, которые мало связаны с информационными технологиями. Людям трудно принять новую действительность, а также появляются опасения, что произойдёт оптимизация штата по численности в связи с повышением эффективности процессов, что в итоге приводит к негативным оценкам предполагаемого проекта. Руководству предприятия заказчика необходимо это понимать и при получении заключения от специалистов своего предприятия максимально объективно и взвешенно относится как к положительным аспектам заключения, так и к отрицательным.
При положительном заключении о внедрении автоматизированной системы и начале проекта по реализации внедрения на большом предприятии, всем сотрудникам, которые будут задействованы в проекте необходимо понимать, что придется пройти долгий путь и выполнить большое количество работы, даже с учетом наличия компании подрядчика. Вследствие этого перед руководством предприятия встанет вопрос о необходимой мотивации всех сотрудников, которые будут задействованы в проекте, особенно это будет касаться конечных исполнителей в профильных подразделениях, в работе которых произойдут значительные изменения. Кроме этого, должны быть правильно расставлены опорные точки, которые позволят оценить, насколько внедрение проекта соответствует срокам и затратам, которые были рассчитаны вначале внедрения. В ходе реализации проекта могут возникать отклонения от первоначальных планов внедрения, но это не должны быть значительные отклонения, так как наличие таковых будет обозначать неправильное планирование, ошибки в проекте или некорректно поставленные задачи и цели.
Заключение
При успешном завершении проекта по автоматизации системы складского учета на предприятии эффект от внедрения системы может быть получен не сразу, но уже в среднесрочной перспективе должны появиться не только положительные эффекты, связанные со снижением затрат и повышением качества процессов складского учета, но и должны качественно улучшиться смежные процессы, которые зависят от вопросов организации складского учета. Внедрение передовых технологий должно повышать конкурентоспособность предприятия на рынке, что означает, что после внедрения автоматизированной системы не должна произойти остановка в процессе развития [4].
Складской учет, как и любой другой важный аспект предприятия необходимо поддерживать не просто в состоянии штатного функционирования, но и постоянно проводить работы по модернизации и усовершенствованию бизнес-процессов, которые входят в предметную область.
Библиографическая ссылка
Парикова И.В. НАПРАВЛЕНИЯ И ОСОБЕННОСТИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА НА ПОЛИГРАФИЧЕСКОМ ПРЕДПРИЯТИИ // Вестник Алтайской академии экономики и права. – 2020. – № 6-1. – С. 72-76;URL: https://vaael.ru/ru/article/view?id=1166 (дата обращения: 24.04.2024).